So führen wir DocuWare ein – der r2-Blueprint für erfolgreiche Digitalprojekte

Viele Digitalprojekte scheitern nicht an der Software, sondern daran, wie sie eingeführt werden. Zu viel auf einmal, zu wenig Bezug zum tatsächlichen Arbeitsalltag oder die Hoffnung, dass sich Prozesse automatisch an ein neues System anpassen. Gerade bei Dokumentenmanagementsystemen passiert das häufig: Die Lösung ist leistungsfähig, der Nutzen bleibt im Alltag aber aus.

In unserer Arbeit bei r2 business solutions sehen wir immer wieder dieselben Muster. Unternehmen investieren in DocuWare, aber der Einstieg ist zu groß gedacht oder zu technisch geplant. Mitarbeitende verlieren den Überblick, Prozesse fühlen sich komplizierter an als vorher – und das System wird umgangen, obwohl es eigentlich entlasten soll.

Aus diesen Erfahrungen ist der r2-Blueprint entstanden. Kein theoretisches Modell, sondern ein Vorgehen, das sich in echten Projekten bewährt hat. Wir starten nicht mit Funktionen, sondern mit dem täglichen Arbeiten. Wir verändern nicht alles auf einmal, sondern setzen dort an, wo es sofort spürbar hilft.

Dieser Artikel zeigt, wie wir DocuWare einführen: schrittweise, realistisch und so, dass Mitarbeitende mitgehen. Nicht als IT-Projekt, sondern als Weiterentwicklung der Organisation, die den Arbeitsalltag ruhiger und verlässlicher macht.

Inhaltsverzeichnis

1. Warum DocuWare-Einführungen oft scheitern
2. Unser Grundprinzip: Der Arbeitsalltag steht im Mittelpunkt
3. Der r2-Blueprint im Überblick
4. Schritt 1: Den Ist-Zustand ehrlich betrachten
5. Schritt 2: Mit dem richtigen Prozess starten
6. Schritt 3: Spielregeln und Verantwortlichkeiten festlegen
7. Schritt 4: Workflows bewusst einfach halten
8. Schritt 5: Mit echten Dokumenten starten
9. Schritt 6: Mitarbeitende mitnehmen – nicht überfordern
10. Schritt 7: Stabilisieren und gezielt erweitern
11. Typische Fehler, die wir bewusst vermeiden
12. Für welche Unternehmen dieser Blueprint besonders gut passt
13. Fazit: Warum die Einführung über den Erfolg entscheidet

Warum DocuWare-Einführungen oft scheitern

Wenn DocuWare im Unternehmen nicht die erhoffte Wirkung entfaltet, liegt das fast nie an der Software. In der Praxis scheitert nicht das System, sondern der Einstieg. Und zwar oft auf eine Weise, die im Projekt selbst lange unauffällig bleibt.

Ein häufiger Fehler ist der Anspruch, von Beginn an alles richtig und vollständig abzubilden. Statt mit einem überschaubaren Einstieg zu beginnen, sollen gleich mehrere Abteilungen, Dokumentarten und Sonderfälle berücksichtigt werden. Das führt zu langen Projektphasen und einer hohen Komplexität – noch bevor jemand spürbar entlastet wird.

Hinzu kommt ein starker Fokus auf Technik. Es wird über Funktionen, Module und Möglichkeiten gesprochen, während der tatsächliche Arbeitsalltag kaum beleuchtet wird. Wer prüft Dokumente wirklich? Wo entstehen Rückfragen? Was passiert bei Abwesenheiten? Bleiben diese Fragen unbeantwortet, bildet DocuWare zwar Prozesse ab – aber nicht die, die im Alltag tatsächlich gelebt werden.

Besonders kritisch wird es, wenn Mitarbeitende keinen direkten Nutzen erkennen. Wenn sich Abläufe zunächst komplizierter anfühlen als zuvor, greifen Teams instinktiv auf vertraute Wege zurück: E-Mail, persönliche Ordner, Nebenlisten. Das System läuft dann formal – aber am Alltag vorbei.

Erfolgreiche Einführungen unterscheiden sich genau an diesem Punkt. Sie setzen nicht bei Funktionen an, sondern bei dem, was sich im täglichen Arbeiten wirklich ändern soll. Erst wenn dort Entlastung entsteht, kann DocuWare seine Stärke entfalten.

Typische Warnsignale aus Projekten, die nicht gut laufen:

• zu viele Prozesse auf einmal
• lange Konzeptphasen ohne reale Nutzung
• Schulungen ohne Bezug zu echten Dokumenten
• Sonderlösungen für einzelne Personen
• parallele Ablagen „für den Übergang“

All das führt nicht zu Widerstand, sondern zu Ausweichverhalten. Mitarbeitende machen weiter wie bisher – nur mit einem zusätzlichen System im Hintergrund.

Genau deshalb beginnt eine erfolgreiche DocuWare-Einführung nicht mit der Frage, was das System kann, sondern damit, wo es im Alltag wirklich hilft. Alles andere bauen wir später auf.

Unser Grundprinzip: Der Arbeitsalltag steht im Mittelpunkt

Viele Digitalprojekte starten mit Systemen, Funktionen und Zielbildern. Unser r2-Blueprint setzt bewusst früher an. Für uns ist nicht entscheidend, was DocuWare theoretisch kann, sondern wie Menschen im Unternehmen tatsächlich arbeiten.

Der Arbeitsalltag ist der Maßstab. Nicht Ausnahmefälle, nicht Wunschprozesse, nicht das „So sollte es idealerweise laufen“. Sondern das, was jeden Tag passiert: Dokumente kommen an, werden weitergereicht, geprüft, freigegeben, gesucht, abgelegt oder liegen irgendwo dazwischen.

Genau dort entstehen Reibung, Zeitverlust und Unsicherheit. Und genau dort muss eine DocuWare-Einführung ansetzen, wenn sie mehr sein soll als ein IT-Projekt.

Unser Grundprinzip lautet deshalb:
Wir passen das System an den Alltag an – nicht den Alltag an das System.

Das bedeutet auch, dass wir bestehende Gewohnheiten nicht ignorieren oder „wegreformieren“. Wir schauen genau hin, wo sie sinnvoll sind und wo sie Probleme verursachen. Erst dann entscheiden wir, was strukturiert werden muss – und was bewusst so bleiben kann.

DocuWare wird so nicht als neues Regelwerk erlebt, sondern als Unterstützung für das, was ohnehin erledigt werden muss. Das ist die Grundlage für Akzeptanz, Nutzung und langfristigen Erfolg.

Der r2-Blueprint im Überblick

Der r2-Blueprint ist kein theoretisches Modell und keine starre Methodik. Er ist aus vielen DocuWare-Einführungen entstanden, die im Alltag funktionieren mussten – unter Zeitdruck, mit begrenzten Ressourcen und mit ganz normalen Teams.

Im Kern beschreibt der Blueprint einen klaren Weg: nicht alles auf einmal, nicht perfekt, sondern so, dass die Einführung tragfähig bleibt und genutzt wird. Jede Phase baut auf der vorherigen auf und hat einen klaren Zweck im Alltag.

Was den r2-Blueprint auszeichnet, ist nicht die Anzahl der Schritte, sondern ihre Reihenfolge. Wir beginnen bewusst dort, wo Unternehmen wirklich stehen, und enden erst dann bei Erweiterungen, wenn das Fundament trägt.

Der Blueprint folgt dabei drei Leitgedanken:

• Einstieg vor Vollausbau: Erst entlasten, dann erweitern.
• Praxis vor Perfektion: Lieber ein sauber laufender Prozess als fünf halbfertige.
• Akzeptanz vor Automatisierung: Menschen müssen mitgehen, sonst bleibt das System leer.

Jeder Schritt hat ein klares Ziel: weniger Reibung im Alltag, weniger Unsicherheit bei Dokumenten und ein System, das selbstverständlich genutzt wird – nicht erklärt oder verteidigt werden muss.

In den folgenden Kapiteln gehen wir diesen Weg Schritt für Schritt durch. Nicht als Checkliste, sondern als Erfahrungswissen aus echten Projekten.

Schritt 1: Den Ist-Zustand ehrlich betrachten

Bevor wir über Lösungen sprechen, schauen wir uns an, wie es heute wirklich läuft. Nicht theoretisch, sondern im täglichen Arbeiten. Ziel ist ein realistisches Bild – ohne Bewertung, ohne Rechtfertigung.

Dabei betrachten wir den Ist-Zustand entlang konkreter Fragen:

• Wo kommen Dokumente an?
  E-Mail, Papier, Portal, Scan, Foto – oft mehrgleisig und parallel.
• Wer ist aktuell eingebunden?
  Wer sieht ein Dokument zuerst, wer später, wer entscheidet?
• Wo entstehen Wartezeiten oder Rückfragen?
  An welchen Stellen stockt es regelmäßig oder hängt an Personen?
• Was passiert bei Abwesenheiten?
  Urlaub, Krankheit oder Vertretung zeigen schnell, wie stabil Abläufe wirklich sind.
• Wo wird improvisiert?
  Excel-Listen, private Ordner, Weiterleitungen oder „merken wir uns“.

Diese Punkte machen sichtbar, wo Ordnung bereits vorhanden ist – und wo sie nur durch Erfahrung einzelner Personen funktioniert.

Wichtig dabei:
Es geht nicht darum, Prozesse zu bewerten oder sofort zu verändern. Es geht darum, sie sichtbar zu machen. Denn erst wenn klar ist, wie der Alltag wirklich aussieht, lässt sich entscheiden, wo DocuWare entlasten soll – und wo bewusst nichts geändert werden muss.

Am Ende dieses Schrittes steht kein fertiges Konzept, sondern ein gemeinsames Verständnis der Realität. Und genau das verhindert, dass die Einführung später an den Menschen und ihrem Arbeitsalltag vorbeigeht.

Schritt 2: Mit dem richtigen Prozess starten

Nach dem Blick auf den Ist-Zustand folgt eine der wichtigsten Entscheidungen der gesamten Einführung:
Womit starten wir – und womit bewusst nicht?

Viele Digitalprojekte scheitern nicht an der Technik, sondern daran, dass zu viel auf einmal angefasst wird. Deshalb wählen wir ganz gezielt einen Prozess, der im Alltag wirklich spürbar entlastet.

Dabei achten wir auf klare Kriterien:

• Der Prozess kommt regelmäßig vor
  Kein Sonderfall, sondern tägliche oder wöchentliche Realität.
• Mehrere Personen sind beteiligt
  Übergaben, Rückfragen oder Freigaben sind typisch – genau dort entsteht Reibung.
• Dokumente spielen eine zentrale Rolle
  z. B. Rechnungen, Verträge, projektbezogene Unterlagen oder E-Mail-Anhänge.
• Der Nutzen ist schnell sichtbar
  Weniger Suchen, weniger Nachfragen, weniger Unsicherheit.
• Der Umfang bleibt überschaubar
  Lieber ein sauber laufender Startprozess als ein halbfertiger Rundumschlag.

Dieser erste Prozess ist kein Prototyp „zum Ausprobieren“, sondern ein echter Arbeitsablauf. Er soll zeigen, wie DocuWare im Alltag unterstützt – nicht, was theoretisch alles möglich wäre.

Wichtig ist auch, was wir nicht tun:
Wir starten nicht mit Sonderfällen, Altarchiven oder komplexen Ausnahmeprozessen. Diese kommen später – wenn das System akzeptiert ist und Routine entstanden ist.

Der Startprozess setzt den Ton für alles Weitere. Läuft er gut, entsteht Vertrauen. Läuft er holprig, wird jedes weitere Thema schwieriger. Deshalb investieren wir hier bewusst Zeit und Fokus – nicht in Perfektion, sondern in Alltagstauglichkeit.

Schritt 3: Spielregeln und Verantwortlichkeiten festlegen

Sobald klar ist, mit welchem Prozess wir starten, geht es an den Punkt, der über Akzeptanz oder Umgehung entscheidet:
gemeinsame Spielregeln.

Dabei geht es nicht um Bürokratie, sondern um Entlastung. DocuWare funktioniert dann gut, wenn niemand im Alltag überlegen muss, wie etwas gemeint ist oder wer zuständig ist.

Wir klären deshalb bewusst wenige, aber entscheidende Punkte:

• Was gehört zu diesem Prozess – und was nicht?
  Welche Dokumente zählen dazu, welche bewusst nicht (noch nicht).
• Welche Informationen sind Pflicht?
  z. B. Lieferant, Projekt, Datum, Status – nicht alles, nur das, was wirklich gebraucht wird.
• Wer trägt welche Verantwortung?
  Wer prüft, wer gibt frei, wer greift nur zu? Zuständigkeiten müssen eindeutig sein.
• Was passiert, wenn etwas liegen bleibt?
  Kein Druck, aber klare Weiterleitung oder Eskalation, damit Prozesse nicht stillstehen.

Wichtig dabei:
Diese Regeln entstehen nicht im stillen Kämmerlein, sondern nah am Arbeitsalltag. Wir orientieren uns daran, wie heute gearbeitet wird – und machen daraus etwas Verlässliches, nicht etwas Theoretisches.

Ein häufiger Fehler wäre, hier schon zu detailliert zu werden.
Wir vermeiden bewusst:

• Sonderregeln für seltene Ausnahmen
• komplizierte Namenskonventionen
• Regelwerke, die niemand liest

Unser Ziel ist, dass jede beteiligte Person nach kurzer Zeit sagen kann:
„Ich weiß, was ich tun muss – und was danach passiert.“

Erst wenn diese Basis steht, macht es Sinn, technische Workflows aufzusetzen.
Denn ohne klare Spielregeln automatisiert man sonst nur Unsicherheit.

Schritt 4: Workflows bewusst einfach halten

Sobald Prozesse technisch abgebildet werden können, entsteht schnell der Wunsch nach Vollständigkeit. Jede Ausnahme, jede Sonderregel, jeder theoretische Fall soll berücksichtigt werden. Genau hier verlieren viele Einführungen an Tempo und Akzeptanz.

Unser Ansatz ist bewusst zurückhaltend. Ein Workflow muss nicht alles können – er muss zuverlässig funktionieren. Deshalb starten wir mit einem Ablauf, der den Alltag unterstützt, ohne ihn zu verkomplizieren: Eingang, Prüfung, Freigabe, Ablage. Mehr nicht.

Der Grund dafür ist einfach. Je komplexer ein Workflow ist, desto mehr Aufmerksamkeit verlangt er von den Beteiligten. Wenn Mitarbeitende bei jedem Dokument überlegen müssen, welchen Weg es nimmt oder welche Ausnahme greift, wird das System umgangen – nicht aus Widerstand, sondern aus Pragmatismus.

Wir decken zunächst die Mehrheit der Fälle sauber ab. Sonderfälle beobachten wir im laufenden Betrieb. Erst wenn klar ist, dass sie regelmäßig auftreten und echten Mehrwert bringen, werden sie ergänzt. So entsteht ein Ablauf, der mit dem Unternehmen wächst, statt es zu bremsen.

Ein wichtiger Nebeneffekt dieses Vorgehens: Ordnung entsteht automatisch. Zuständigkeiten sind nachvollziehbar, Versionen bleiben sauber getrennt, und Dokumente lassen sich jederzeit einordnen. Genau hier zeigt sich, dass einfache Workflows nicht im Widerspruch zu formalen Anforderungen stehen – sondern deren Grundlage sind.

Schritt 5: Mit echten Dokumenten starten

Ein häufiger Stolperstein bei Software-Einführungen sind Tests mit Beispieldaten.
Auf dem Papier klingt das sinnvoll – in der Praxis führt es dazu, dass Probleme erst dann sichtbar werden, wenn der echte Betrieb längst läuft.

Deshalb arbeiten wir bewusst nicht mit Demo-Szenarien, sondern mit echten Dokumenten aus dem Alltag.

Konkret bedeutet das:

• Wir nehmen reale Rechnungen, Belege, Verträge oder Projektunterlagen
• Wir bilden typische Eingangskanäle ab (E-Mail, Scan, Upload)
• Wir lassen die Dokumente durch den echten Prozess laufen

Der Vorteil ist klar:
Unklarheiten und Reibungspunkte zeigen sich sofort – nicht erst Wochen später.

Typische Erkenntnisse aus dieser Phase:

• Pflichtfelder sind zu viel oder zu wenig
• Zuständigkeiten sind noch nicht eindeutig
• einzelne Schritte fühlen sich unnötig an
• der Workflow passt technisch, aber nicht im Tempo

Genau das ist gewollt.
Diese Phase ist kein „Fehlerfinden“, sondern ein Realitätscheck.

Wir passen Prozesse hier gezielt nach – klein, nachvollziehbar und gemeinsam mit den Beteiligten.
So entsteht kein theoretisches Konstrukt, sondern ein Ablauf, der im echten Tagesgeschäft funktioniert.

Erst wenn echte Dokumente sauber laufen, gilt ein Prozess für uns als eingeführt.

Schritt 6: Mitarbeitende mitnehmen – nicht überfordern

Ob eine DocuWare-Einführung funktioniert, entscheidet sich nicht im System, sondern im Team.
Selbst der beste Prozess scheitert, wenn er als zusätzliche Belastung empfunden wird.

Deshalb setzen wir bewusst auf Begleitung statt Beschallung.

Statt langer Schulungen oder Funktionsübersichten konzentrieren wir uns auf das, was Mitarbeitende im Alltag wirklich brauchen:

• Was ändert sich konkret für mich?
• Was bleibt gleich?
• Was mache ich ab jetzt anders als vorher?

Unsere Erfahrung zeigt:
Menschen akzeptieren neue Systeme dann, wenn sie den Nutzen schnell spüren – nicht, wenn sie alles verstehen sollen.

Typisch für diese Phase ist daher:

• kurze, praxisnahe Einweisungen direkt am Prozess
• klare Zuständigkeiten statt „alle dürfen alles“
• Raum für Rückfragen im echten Betrieb, nicht nur im Schulungsraum

Wichtig ist auch, was wir nicht tun:

• keine Überladung mit Funktionen
• keine Erwartungen an Perfektion
• kein gleichzeitiger Rollout für alle Bereiche

Wir führen DocuWare schrittweise ein, mit überschaubarem Kreis an Beteiligten.
So entsteht Sicherheit – und das System wird genutzt, statt umgangen.

Erst wenn der Prozess im Team selbstverständlich geworden ist, gehen wir den nächsten Schritt.

Schritt 7: Stabilisieren und gezielt erweitern

Nach dem Start beginnt die Phase, die oft unterschätzt wird – und über den langfristigen Erfolg entscheidet.
Jetzt geht es nicht darum, schnell weiterzubauen, sondern darum, das Erreichte stabil werden zu lassen.

Wir beobachten bewusst den Alltag:

• Wo läuft der Prozess rund?
• Wo wird noch gezögert oder improvisiert?
• Welche Schritte werden selbstverständlich genutzt – und welche nicht?

Erst wenn ein Ablauf ohne Erklärungen funktioniert, gilt er für uns als stabil.

Typisch für diese Phase ist:

• kleine Anpassungen statt großer Umbauten
• Nachschärfen von Zuständigkeiten, nicht von Technik
• Vereinfachen statt Ergänzen

Erweiterungen passieren nicht aus dem Wunsch heraus, mehr abzudecken, sondern aus echtem Bedarf.
Zum Beispiel, wenn:

• weitere Dokumentarten sinnvoll eingebunden werden sollen
• ein zusätzlicher Freigabeschritt notwendig wird
• neue Teams oder Standorte angebunden werden

So wächst DocuWare mit dem Unternehmen – Schritt für Schritt und ohne Brüche.
Es entsteht kein Großprojekt, sondern ein System, das sich an den Alltag anpasst, nicht umgekehrt.

Genau dieser Punkt macht den r2-Blueprint aus:
Nicht möglichst viel auf einmal, sondern gezielt weiterentwickeln, wenn es trägt.

Typische Fehler, die wir bewusst vermeiden

In vielen DocuWare-Projekten sehen wir ähnliche Muster, wenn Einführungen stocken oder später kaum genutzt werden. Nicht, weil Unternehmen etwas „falsch“ machen, sondern weil gut gemeinte Entscheidungen am Alltag vorbeigehen.

Diese Fehler vermeiden wir im r2-Blueprint ganz bewusst:

• Zu viel auf einmal umsetzen
  Wenn mehrere Prozesse, Abteilungen und Sonderfälle gleichzeitig eingeführt werden, entsteht Überforderung. Statt Entlastung wächst der Druck.
• Perfekte Abläufe planen, bevor jemand damit arbeitet
  Prozesse, die auf dem Whiteboard logisch wirken, halten dem Alltag oft nicht stand. Wir bauen lieber etwas Nutzbares und passen es im Betrieb an.
• Technik vor Arbeitsweise stellen
  Funktionen werden ausgewählt, bevor klar ist, wie tatsächlich gearbeitet wird. Das führt dazu, dass das System genutzt wird, weil man „muss“ – nicht weil es hilft.
• Regeln implizit lassen
  Wenn Zuständigkeiten, Pflichtfelder oder Abläufe nicht klar ausgesprochen sind, entstehen Rückfragen und Umgehungslösungen.
• Mitarbeitende erst am Ende einbeziehen
  Wer ein fertiges System „vorgesetzt“ bekommt, fühlt sich selten abgeholt. Akzeptanz entsteht durch Mitdenken, nicht durch Übergabe.
• Erfolg nur technisch messen
  Ein System kann korrekt eingerichtet sein und trotzdem wenig bringen. Für uns zählt, ob der Alltag ruhiger wird – nicht ob alle Optionen aktiviert sind.

Diese Punkte sind kein theoretisches Risiko, sondern Erfahrungen aus realen Projekten.
Der r2-Blueprint ist genau deshalb so aufgebaut, wie er ist: nicht schneller, nicht größer – sondern anschlussfähig für den Arbeitsalltag.

Für welche Unternehmen dieser Blueprint besonders gut passt

Der r2-Blueprint ist kein starres Modell, sondern ein Vorgehen für Unternehmen, die DocuWare wirklich nutzen wollen – nicht nur einführen.

Besonders gut passt dieser Ansatz für Unternehmen,

• bei denen Dokumente im Alltag eine zentrale Rolle spielen, aber Abläufe historisch gewachsen sind
• die bereits digital arbeiten, aber trotzdem viel suchen, nachfragen oder absichern
• die kein internes IT-Projektteam für monatelange Einführungen haben
• die vermeiden wollen, dass DocuWare als „zusätzliches System“ wahrgenommen wird
• die Schritt für Schritt vorgehen möchten, statt alles auf einmal zu verändern

Auch für wachsende Unternehmen ist der Blueprint geeignet. Gerade dann, wenn neue Mitarbeitende, neue Verantwortlichkeiten oder neue Standorte dazukommen, hilft ein stabiler Einstieg mehr als ein perfektes Zielbild.

Weniger geeignet ist dieser Ansatz dort, wo:

• eine reine Pflichtumsetzung ohne Veränderung des Arbeitsalltags gewünscht ist
• Prozesse vollständig vorgegeben und nicht verhandelbar sind
• Akzeptanz im Team keine Rolle spielt

Kurz gesagt:
Der r2-Blueprint passt überall dort, wo DocuWare entlasten soll – nicht nur formal korrekt funktionieren.

Fazit: Warum die Einführung über den Erfolg entscheidet

Ob DocuWare im Unternehmen Wirkung entfaltet, entscheidet sich nicht an Funktionen, Modulen oder Lizenzen.
Es entscheidet sich an der Art der Einführung.

Wer DocuWare als IT-Projekt betrachtet, bekommt ein System.
Wer DocuWare als Unterstützung für den Arbeitsalltag einführt, bekommt Ruhe, Verlässlichkeit und Struktur.

Der r2-Blueprint setzt genau hier an:
Er nimmt Tempo raus, wo Überforderung droht, und bringt Struktur dort hinein, wo Alltag sonst improvisiert wird. Nicht durch große Konzepte, sondern durch nachvollziehbare Schritte, echte Dokumente und einen klaren Fokus auf das, was im Unternehmen wirklich passiert.

So entsteht kein einmaliges Projekt, sondern eine Arbeitsweise, die trägt.
Heute beim Einstieg – und morgen, wenn sich Anforderungen weiterentwickeln.

Denn am Ende gilt:
DocuWare ist schnell eingeführt.
Ob es langfristig hilft, entscheidet sich in den ersten Wochen.