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Digitale Begriffe einfach erklärt
Von ERP und DMS bis Einsatzplanung und Workflows – die wichtigsten Fachbegriffe kurz, verständlich und praxisnah auf den Punkt gebracht.
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Glossar für ERP, DMS & Einsatzplanung
Begriffe, die in Projekten wirklich auftauchen – kurz erklärt, mit Praxisbezug und passenden Einstiegsseiten.
Alle Begriffe werden angezeigt.
A
API / Schnittstelle
Eine API verbindet Systeme, damit Daten automatisch fließen (z. B. ERP ↔ DMS ↔ Außendienst). Je weniger manuell kopiert wird, desto weniger Fehler und Rückfragen.
Archivierung (revisionssicher)
Dokumente werden so abgelegt, dass sie auffindbar, nachvollziehbar und regelkonform aufbewahrt sind. „Nur PDFs speichern“ reicht nicht – Prozess + Rechte + Protokoll sind entscheidend.
Auftragsabwicklung
Vom Angebot bis zur Rechnung – inklusive Lieferschein/Leistungsnachweis. Ein gutes ERP verhindert Medienbrüche und macht Status und Zuständigkeit transparent.
Automatisierung
Wiederkehrende Schritte laufen nach Regeln automatisch: Belege zuordnen, Freigaben starten, Status melden. Das spart Zeit – wenn die Regeln sauber definiert sind.
Audit-Trail / Protokollierung
Zeigt nachvollziehbar, wer was wann getan oder freigegeben hat. Wichtig für Prüfungen, interne Kontrolle und „Warum wurde das so gebucht?“.
B
Beleg
Rechnung, Lieferschein, Angebot, Protokoll – ein Beleg ist der Nachweis eines Vorgangs. Digital wird er erst dann wertvoll, wenn er strukturiert gefunden und verarbeitet werden kann.
Belegerkennung (OCR)
OCR liest Text aus PDF/Scan und erkennt Felder wie Lieferant, Datum, Betrag. Dadurch sinkt Tippaufwand – und Workflows können automatisch starten.
Berechtigungen / Rollen
Legt fest, wer was sehen, bearbeiten oder freigeben darf. Zu breite Rechte sind bequem – aber riskant (DSGVO, Fehler, Haftung).
Bestandsführung
Aktuelle Lagerstände inkl. Reservierungen und Bewegungen. Ohne saubere Bestände werden Termine unrealistisch – und Material fehlt genau dann, wenn es zählt.
Barcode / Scannen
Scannen statt Tippen beschleunigt Lager- und Belegprozesse und reduziert Fehler. Besonders wirksam, wenn Scan-Schritte direkt ins ERP zurückmelden.
C
Cloud / SaaS
Software läuft im Rechenzentrum und ist online verfügbar. Entscheidend sind Rechte, Datenschutz, Verfügbarkeit – und ein klarer Plan für Ausfälle.
Change-Management
Die beste Software scheitert, wenn niemand sie nutzt. Change-Management sorgt für klare Abläufe, Schulung und realistische Umstellung – statt stiller „Excel-Rückfälle“.
Compliance
Einhaltung gesetzlicher und interner Regeln – nachweisbar. Digitale Freigaben, Protokolle und Aufbewahrung sind hier die Basis.
CRM
Verwaltet Kontakte, Chancen, Aktivitäten und Kommunikation. Wichtig, wenn Vertrieb und Projekt/Service sauber zusammenspielen sollen.
Customizing
Anpassungen an Masken, Regeln oder Workflows. Sinnvoll, wenn es Arbeit vereinfacht – gefährlich, wenn es Updates und Support teuer macht.
D
DMS – Dokumentenmanagement
Zentrale Ablage, Suche, Rechte, Versionen und Workflows. Ein DMS spart Zeit, weil Dokumente nicht „irgendwo“ liegen, sondern im Prozess mitlaufen.
Disposition
Planung von Einsätzen, Teams, Fahrzeugen und Terminen. Ziel: weniger Leerlauf, bessere Reihenfolge, realistische Zusagen.
DSGVO
Regelt den Umgang mit personenbezogenen Daten. In der Praxis relevant: Berechtigungen, Protokolle, Löschkonzept, AV-Verträge.
Datenmigration
Übernahme von Daten aus Alt-Systemen. Der kritische Punkt ist Datenqualität – sonst ziehst du das alte Chaos ins neue System.
Durchlaufzeit
Zeit von Start bis Abschluss eines Prozesses (z. B. Rechnungseingang → Buchung). Kürzer heißt: weniger Rückstau und mehr Statusklarheit.
Dubletten
Doppelte Kunden/Artikel führen zu falscher Historie, Preisen und Kommunikation. Dublettenbereinigung ist oft ein unterschätzter Hebel vor dem Go-Live.
E
E-Rechnung
Strukturierte Rechnungsdaten (nicht nur PDF), die automatisch geprüft und gebucht werden können. Spart Tippaufwand und reduziert Fehler.
Eingangsrechnung / Rechnungseingang
Von Erfassung über Prüfung bis Freigabe und Buchung. Digital sichtbar: wer hängt, warum, seit wann.
Einsatzplanung
Termine, Reihenfolge, Kapazitäten – mit Umplanung in Echtzeit. Ohne Tool wird’s schnell „Planung per Telefonkette“.
Export
Datenübergabe an andere Systeme oder Auswertungen. Entscheidend ist ein sauberes Format und eine klare Datenquelle, sonst entstehen Abweichungen.
Elektronische Signatur
Digitale Unterschrift mit unterschiedlichen Sicherheitsniveaus. Wichtig ist, dass Signatur, Dokument und Nachweis zusammenpassen.
F
Freigabeprozess
Regelt, wer was wann freigibt – inklusive Wertgrenzen und Stellvertretung. Ohne Freigaben entstehen Schattenentscheidungen und Streit.
Fakturierung
Rechnungen aus Lieferung/Leistung erzeugen – vollständig und korrekt. Gute Fakturierung verhindert „vergessene Positionen“.
Fristenmanagement
Erinnerungen und Eskalationen sorgen dafür, dass Aufgaben nicht liegen bleiben. Wichtig: sinnvoll dosieren, sonst wird’s ignoriert.
Finanzbuchhaltung (FiBu)
Kontierung, Buchungen, Abschlüsse. Je besser Vorarbeit und Belegprozess, desto weniger Zeit kostet die FiBu.
Volltextsuche
Findet Inhalte direkt im Dokument, nicht nur Dateinamen. Das spart im Alltag massiv Suchzeit.
G
Go-Live
Der Wechsel in den Echtbetrieb. Entscheidend sind Tests, Schulung und ein Support-Plan für die ersten Wochen.
Gutschrift
Korrigiert Rechnungen oder erstattet Beträge. Wichtig: richtige Bezüge, Steuerlogik und saubere Dokumentation.
Geräteverwaltung (Mobile)
Regelt Geräte, Nutzer und Sicherheit im mobilen Einsatz. Wichtig bei Außendienst: Verlust, Zugriff, Updates.
Governance
Standards, Verantwortlichkeiten und Regeln für Systeme/Daten. Ohne Governance entsteht Schatten-IT.
Gewährleistung
Ansprüche bei Mängeln innerhalb gesetzlicher Fristen. Digitale Nachweise (Belege, Fotos, Protokolle) beschleunigen Abwicklung.
H
Historie
Zeigt den Verlauf: Änderungen, Status, Aktionen. Spart Diskussionen, weil Fakten sichtbar sind.
Helpdesk / Ticket-System
Support-Anfragen werden als Tickets nachvollziehbar statt per Zuruf. Priorität und Status bleiben transparent.
Hosting / Betrieb
Technischer Betrieb inkl. Updates, Verfügbarkeit, Backups. Ohne klaren Betrieb wird jedes System mit der Zeit instabil.
Hybridbetrieb
Teilweise Cloud, teilweise lokal. Vorteil: flexibel – aber Schnittstellen, Rechte und Verantwortlichkeiten müssen sauber sein.
Harmonisierung
Vereinheitlicht Begriffe, Daten und Abläufe – damit nicht jede Abteilung ihre eigene Logik baut.
I
Import
Daten werden ins System übernommen (Artikel, Kunden, Belege). Ohne Prüfungen importierst du schnell auch Fehler.
Indexierung / Metadaten
Strukturierte Felder wie Lieferant, Datum, Projekt machen Dokumente filterbar und workflowfähig.
Integration
Systeme arbeiten zusammen – nicht nur Daten kopieren, sondern Status/Workflows durchgängig machen.
Infrastruktur
Netzwerk, Geräte, Sicherheit, Internet – die Basis für Performance und stabile Arbeit.
Incident
Störung oder Sicherheitsvorfall. Entscheidend: schneller Ablauf, klare Rollen, saubere Dokumentation.
J
Job-Queue
Verarbeitet Aufgaben im Hintergrund (Indexierung, Imports, Mails). Hält Oberflächen schnell und Abläufe planbar.
Journal
Chronologisches Protokoll von Vorgängen. Hilft bei Rückfragen und Korrekturen.
Jour-Fixe
Regelmäßige Projekt-Abstimmung. Hält Entscheidungen fest und verhindert „Projekt drift“.
JSON
Häufiges Datenformat für Schnittstellen/Automationen. Wichtig für strukturierte Übergaben.
Jahresabschluss
Abschlussprozesse werden deutlich leichter, wenn Belege vollständig, auffindbar und korrekt kontiert sind.
K
Kalkulation
Ermittelt Kosten, Marge und Preis. Mit echten Daten wird Kalkulation belastbar statt Bauchgefühl.
Kapazitätsplanung
Zeigt, ob genügend Zeit/Personal/Fahrzeuge vorhanden sind. Ohne Kapazitätsplanung werden Zusagen schnell unrealistisch.
Kennzahlen (KPIs)
Wenige, klar definierte Kennzahlen helfen wirklich zu steuern (z. B. Durchlaufzeit, offene Posten, Auslastung).
Kontierung / Kostenstelle
Ordnet Belege den richtigen Konten/Kostenstellen zu. Gute Vorarbeit spart in der FiBu massiv Zeit.
Kundenakte
Bündelt Angebote, Belege, Kommunikation und Notizen. Macht Service schneller und reduziert Rückfragen.
L
Lagermanagement
Einlagerung, Entnahme, Reservierung und Inventur. Gute Lagerprozesse verhindern Suchzeiten und Lieferverzug.
Lieferschein
Dokumentiert, was geliefert wurde. Wichtig für Abgleich Bestellung ↔ Lieferung ↔ Rechnung.
Löschkonzept
Regelt, wann Daten gelöscht/anonymisiert werden dürfen oder müssen. Essenziell für DSGVO ohne Datenchaos.
Lizenzmodell
Wie Software abgerechnet wird (User/Modul/Nutzung). Wichtig: Kosten inkl. Wachstum und Erweiterungen verstehen.
Logfile
Technisches Protokoll (Schnittstellenläufe, Fehler, Zugriffe). Ohne Logs bleibt Ursachenanalyse oft Vermutung.
M
Mandant
Trennt Datenbereiche (z. B. Firmen/Standorte) innerhalb eines Systems. Entscheidend: Rechte & Auswertbarkeit.
Medienbruch
Wenn Infos zwischen Papier, Excel, Mail und System springen. Das verursacht doppelte Arbeit und Fehler.
Mobile Rückmeldung (Außendienst)
Rückmeldungen, Fotos, Zeiten, Checklisten direkt vor Ort. Reduziert Nacherfassung und beschleunigt Abrechnung.
Monitoring
Überwacht Systeme und Prozesse: Fehler, Laufzeiten, Verfügbarkeit. Probleme sollen auffallen, bevor Kunden anrufen.
Mapping
Feldzuordnung bei Migration/Integrationen (Alt → Neu). Ohne Mapping stimmen Daten und Auswertungen nicht.
N
Nachkalkulation
Vergleicht geplante mit tatsächlichen Kosten/Zeiten. Zeigt, wo Marge verloren geht – und warum.
Nachverfolgbarkeit
Wer hat was wann gemacht? Essenziell bei Reklamationen, Audits und internen Rückfragen.
Notfallplan
Regelt Vorgehen bei Ausfall oder Angriff. Wertvoll nur, wenn Rollen und Wiederanlauf getestet sind.
Notifications
Status-Infos (Freigabe fällig, Auftrag fertig). Wichtig: richtig dosieren, sonst werden sie ignoriert.
Nummernkreis
Definiert Belegnummern (Angebot/Auftrag/Rechnung). Saubere Nummernkreise erleichtern Suche und Prüfung.
O
OCR
Texterkennung aus Scans/PDFs – Grundlage für Volltextsuche und automatische Datenerkennung.
Onboarding
Strukturierte Einarbeitung in Prozesse und Systeme. Spart Zeit und verhindert dauerhaft falsche Abläufe.
Offboarding
Zugriffe entziehen, Geräte zurück, Wissen sichern. Sicherheits- und Compliance-Thema, kein „Admin-Nebenjob“.
On-Premises
Software läuft lokal. Mehr Kontrolle – aber auch mehr Verantwortung für Updates, Backups, Sicherheit.
Ordnungssystem
Definiert Ablage-/Akte-Struktur. Ohne Ordnung wird aus digitaler Ablage schnell wieder Chaos.
P
Prozessanalyse
Ist-Aufnahme: wer macht was, womit, wo hakt es? Ohne Ist-Analyse digitalisiert man oft nur Chaos schneller.
Prozessdesign
Soll-Ablauf: klare Schritte, Zuständigkeiten, Regeln. Gute Prozesse sind einfach und im Alltag machbar.
Performance
Systemgeschwindigkeit und Reaktionszeit. Schlechte Performance führt zu Workarounds – und Workarounds machen Prozesse kaputt.
Patch / Update
Sicherheits- und Fehlerfixes. Wichtig: testen und geplant ausrollen – nicht „irgendwann nachts“.
Planungstafel
Visuelle Übersicht für Einsätze und Kapazitäten. Macht Engpässe sichtbar und erleichtert Umplanung.
R
Rechnungsworkflow
Prüfen → freigeben → buchen. Transparent, wer dran ist und warum es hängt. Spart Zeit und reduziert Diskussionen.
Revisionssicherheit
Dokumente sind vollständig, auffindbar, nachvollziehbar und gegen „unbemerkte Änderung“ geschützt. Das ist Prozess + System, nicht nur ein Dateiformat.
Reporting
Standardisierte Auswertungen für Entscheidungen: offene Posten, Auslastung, Marge. Nur so gut wie die Datenbasis.
Ressourcenplanung
Plant Personal, Fahrzeuge und Geräte gegen Aufträge. Ziel: realistische Termine und weniger Stress.
RPA
Automatisiert Klick-Abläufe in Oberflächen. Oft als Übergang okay – langfristig sind echte Schnittstellen stabiler.
S
Single Sign-On (SSO)
Ein Login für mehrere Systeme. Reduziert Passwortchaos und erleichtert Offboarding – wenn zentral gesteuert.
Stammdaten
Kunden, Artikel, Preise, Lieferanten. Wenn Stammdaten schlecht sind, wird jeder Prozess teuer und fehleranfällig.
Synchronisation
Gleicht Daten zwischen Systemen ab. Entscheidend: klare Datenquelle („Single Source of Truth“).
Schnittstelle
Verbindet Systeme. Ohne Schnittstelle entsteht manuelle Doppelarbeit und Fehlerquote steigt.
SYSco Planner
Planungs- und Dispositionstool für Einsatzplanung. Kein ERP – sondern die Schaltzentrale für Termine und Kapazitäten.
SYSco Mobile+
Mobile Lösung für den Außendienst: Rückmeldungen, Fotos, Zeiten, Checklisten. Reduziert Nacherfassung und beschleunigt Abrechnung.
T
Ticket-System
Strukturiert Support und interne Aufgaben. Verhindert, dass Dinge in E-Mails oder Zurufen verschwinden.
TCO (Total Cost of Ownership)
Gesamtkosten über die Laufzeit: Lizenzen, Betrieb, Anpassungen, Schulung, Support. Nur so vergleichst du Lösungen fair.
Training / Schulung
Praxisnahe Schulungen sind der schnellste Hebel für Akzeptanz und weniger Fehler im Alltag.
Trigger
Auslöser für Automationen (z. B. neuer Beleg → Workflow startet). Funktioniert nur mit sauberen Regeln.
TLS / Transportverschlüsselung
Schützt Daten bei der Übertragung (Browser ↔ Server). Ohne TLS können Daten mitgelesen werden.
U
User-Management
Verwaltet Nutzer, Rollen, Rechte. Kritisch für DSGVO, Sicherheit und sauberes Offboarding.
Usability
Benutzerfreundlichkeit entscheidet, ob Leute das System nutzen – oder wieder zu Excel greifen.
Update
Neue Version mit Fixes/Funktionen. Wichtig: testen, planen, kommunizieren.
Upload
Dateien hochladen ist schnell – aber ohne Indexierung und Regeln entsteht digitales Chaos.
USt (Umsatzsteuer)
Steuerlogik muss in Angeboten, Rechnungen und Buchungen stimmen – sonst wird Korrektur teuer.
V
VenDoc ERP
ERP als kaufmännisches Rückgrat: Artikel, Einkauf, Verkauf, Lager, Projekte, Abrechnung. Sinnvoll, wenn Abläufe sauber und durchgängig werden sollen.
Versionierung
Hält fest, welche Dokumentversion gültig ist. Verhindert, dass mit alten Ständen gearbeitet wird.
Verfahrensdokumentation
Beschreibt Prozesse, Systeme und Kontrollen nachvollziehbar – wichtig für Prüfbarkeit digitaler Belegprozesse.
Verknüpfung
Verbindet Bestellung ↔ Lieferschein ↔ Rechnung. Spart Suchzeit und macht Zusammenhänge sichtbar.
Verfügbarkeit
Wie zuverlässig ein System nutzbar ist. Monitoring + Backups + klare Zuständigkeiten sind Pflicht.
W
Workflow
Regelbasierter Ablauf mit Status und Zuständigkeit. Verhindert „ich dachte, du machst das“.
Warenwirtschaft
Artikel, Lager, Einkauf, Verkauf – Grundlage für Verfügbarkeit und korrekte Abrechnung.
Webhook
Schickt Ereignisse in Echtzeit an andere Systeme („Beleg erstellt“). Ideal für moderne Integrationen.
Wiedervorlage
Erinnerung an offene Themen – sorgt für verlässliche Follow-ups statt Zettelwirtschaft.
Wissensdatenbank
Dokumentiert Standards und Lösungen. Reduziert Supportlast und beschleunigt Onboarding.
Z
Zugriffsrechte
Regeln, wer was sehen oder bearbeiten darf. Einer der wichtigsten Hebel für Sicherheit und Ordnung.
Zeiterfassung
Zeiten und Leistungen erfassen – am besten mobil direkt vor Ort. Grundlage für Nachkalkulation und Abrechnung.
Zonenmodell (Sicherheitszonen)
Trennt Netzwerke nach Risiko (Büro, Gäste, Produktion). Begrenzung von Schäden bei Vorfällen.
Zuweisung
Klare Zuständigkeit für Aufgaben/Freigaben. Ohne Zuweisung bleibt auch der beste Workflow stehen.
Zwischenlager
Temporärer Lagerort (Baustelle, Fahrzeug). Saubere Bestandsführung verhindert „Material verschwindet“.
