// Wissen & Orientierung

Praxisnaher Start statt PowerPoint-Projekt: Wir beginnen mit einer kurzen, strukturierten Bestandsaufnahme Ihrer Abläufe – inklusive Sonderfällen, Ausnahmen und „So-machen-wir’s-wirklich“-Realität.

Danach priorisieren wir gemeinsam die Schritte, die am schnellsten Entlastung bringen: weniger Nachfragen, weniger Suchaufwand, klarere Zuständigkeiten und sauberere Übergaben zwischen Büro, Baustelle und Außendienst.

Wenn Sie direkt konkret werden möchten: Kontakt aufnehmen.

Nein – das ist keine Eintrittskarte. Viele Betriebe haben Abläufe „im Kopf“, nicht auf Papier. Entscheidend ist, dass wir die typischen Vorgänge sehen und die kritischen Stellen identifizieren: Freigaben, Ausnahmen, Übergaben, Verantwortlichkeiten.

Dokumentation entsteht dann im Projekt so, dass sie Ihnen im Alltag hilft (nicht als „Doku um der Doku willen“). Bei sehr individuellen Abläufen ist häufig ein maßgeschneiderter Ansatz sinnvoll: Individuelle digitale Lösungen.

Planbar – wenn es klare Ansprechpartner gibt. Am meisten Zeit kostet nicht die Software, sondern Unklarheit: „Wer entscheidet?“ und „Was gilt als Standard, was als Ausnahme?“

Wir arbeiten deshalb mit kurzen, zielorientierten Terminen und konkreten Entscheidungen. So bleibt der interne Aufwand im Rahmen und der Betrieb läuft weiter. Schulungen laufen praxisnah und rollenbezogen: Zu den Schulungen.

Ja – das ist oft der beste Weg. Ein großer „Big-Bang“ ist selten nötig. Sinnvoller ist ein Start dort, wo der Schmerz am größten ist: Dokumentenchaos, fehlende Transparenz, unklare Disposition oder zu wenig Rückmeldung vom Außendienst.

Wir bauen Etappen so, dass jede Stufe stabil funktioniert und später sauber erweitert werden kann – ohne dass Sie alles neu machen müssen. Wenn Sie unsicher sind, wo der Einstieg am meisten bringt: Kontakt aufnehmen.

Wir schulen Abläufe – nicht Menüs. Mitarbeitende sollen nach der Schulung genau wissen: „Was ist mein nächster Schritt?“ und „Wo finde ich was?“

Deshalb schulen wir rollenbasiert (Büro, Dispo, Außendienst, Leitung) an echten Beispielen aus Ihrem Betrieb. So steigt die Akzeptanz und die Produktivität kommt schneller zurück. Details: Schulungen ansehen.

Go-Live ist der Start in den Alltag – nicht das Ende. In den ersten Wochen zeigt sich, welche Sonderfälle noch fehlen, wo Freigaben nachgeschärft werden müssen und welche „kleinen“ Regeln den Unterschied machen.

Wir stabilisieren den Betrieb, schließen Lücken und optimieren, bis der Prozess zuverlässig läuft. Für individuelle Sonderfälle und Automationen ist oft das hier relevant: Individuelle digitale Lösungen.

Genau dort entsteht der echte Nutzen. Standard-Workflows sind gut – aber im Alltag scheitern Projekte an Ausnahmen: Eilaufträge, abweichende Freigaben, Sonderkunden, Nachträge, Retouren, Teilrechnungen.

Wir definieren diese Ausnahmen bewusst: mit Regeln, Freigaben, Eskalationen und klaren Zuständigkeiten. Wenn es spezielle Logik oder zusätzliche Automationen braucht: Individuelle digitale Lösungen.

Sie bekommen klare Zuständigkeiten, keine Hotline-Odyssee. Im Projekt braucht es fachliche Entscheidungen (Prozess) und technische Umsetzung (System/Integration). Beides wird sauber koordiniert.

Wichtig ist: Sie wissen jederzeit, wo Sie schnell eine klare Antwort bekommen – inklusive ehrlicher Einschätzung. Direkter Einstieg: Kontakt aufnehmen.

Nein – der Betrieb muss weiterlaufen. Je nach Teamgröße und Arbeitsdruck kann ein Pilot mit klaren Regeln sinnvoll sein: erst ein Bereich, dann der nächste.

Wichtig ist ein sauberer Übergang: Was gilt ab wann als „führend“? Wo liegt die Wahrheit? Das klären wir vorab, damit keine Parallelwelten entstehen. Begleitend dazu: Schulungen.

Zwei Klassiker: (1) Entscheidungen werden aufgeschoben („Machen wir später“) und (2) Sonderfälle werden nicht ernst genommen („Kommt eh selten vor“).

In der Praxis kommen Sonderfälle ständig vor – und dann entstehen Workarounds. Wir verhindern das mit Prioritäten, klaren Entscheidungswegen und realitätsnahen Regeln. Wenn Sie das bei Ihnen gerade spüren: Kontakt aufnehmen.

Kurz ehrlich: In der Umstellung kann es sich kurz „mehr“ anfühlen – wenn man nur digitalisiert, aber den Ablauf nicht verbessert.

Unser Anspruch ist: weniger Nachfragen, weniger Suchen, weniger Doppelarbeit. Dafür muss klar sein, was „führend“ ist und wer was wann macht. Häufig ist ein DMS als Ordnungsschritt ein echter Hebel: DocuWare DMS.

Papier verschwindet selten „sofort“. Entscheidend ist, dass der Dokumentenfluss kontrolliert wird: Eingang, Ablage, Freigabe, Archiv – und dass klar ist, wo das Original gilt.

Mit einem DMS kann man Papier schrittweise in stabile digitale Prozesse überführen, inklusive revisionssicherer Ablage und schneller Suche. Mehr dazu: DocuWare DMS.

Nein. Systeme müssen sich an den Alltag anpassen – nicht umgekehrt. Gute Einführung bedeutet: Rollen, Rechte, Masken und Prozesse so schlank wie möglich.

Gerade im Außendienst ist es wichtig, dass Rückmeldungen schnell und logisch möglich sind: Mobile Lösung für den Außendienst.

Wir ändern nicht, um zu verändern. Wir verändern dort, wo Reibung entsteht: Suchzeiten, Nachtelefonieren, unklare Zuständigkeiten, Fehler durch Medienbrüche.

Viele Abläufe sind sinnvoll – sie brauchen nur bessere Übergaben und klare Regeln. Wenn Sie besondere Abläufe haben, ist das oft ein Fall für: Individuelle digitale Lösungen.

Wenn Sonderfälle nicht sauber abgebildet sind, entstehen Schattenprozesse: Excel-Listen, Zettel, Chatverläufe. Genau das wollen wir vermeiden.

Wir definieren Ausnahmen als Teil des Prozesses: wer entscheidet, wie wird dokumentiert, wann eskaliert. Das kann über Workflows, Regeln und Zusatzlogik gelöst werden: Individuelle digitale Lösungen.

Der Nutzen kommt stufenweise – je nachdem, wo der Startpunkt liegt. Wenn das Hauptproblem Dokumentenchaos ist, kann ein DMS sehr schnell Entlastung bringen. Wenn es um Auftragssteuerung geht, ist ein ERP häufig der größere Hebel.

Wichtig ist: Erst Ordnung und Transparenz, dann Automatisierung. ERP-Themen: VenDoc ERP.

Übergangsphasen sind normal. Problematisch wird es, wenn analog und digital dauerhaft „gleichzeitig“ geführt werden – dann entstehen Widersprüche und doppelte Arbeit.

Wir definieren klare Regeln: Was gilt ab wann als führend? Wo ist die Wahrheit? Das ist essenziell, bevor man skalieren kann.

In der Praxis ersetzt Digitalisierung vor allem Reibung: Suche, Nachfragen, doppelte Erfassung, unklare Freigaben. Sie schafft Kapazität – oft genau dort, wo Fachkräfte fehlen.

Gerade wenn Rückmeldungen aus dem Außendienst sauber ins Büro fließen, steigt die Planbarkeit deutlich.

Die häufigsten Fehler: zu groß starten, Ausnahmen ignorieren, Verantwortlichkeiten nicht klären und Tools kaufen, bevor klar ist, welches Problem gelöst wird.

Wir arbeiten deshalb problemorientiert: Erst Zielprozess und Regeln, dann Systemkonfiguration.

Wenn kein klares Problem gelöst wird, entsteht „Tool-Sammlung“. Digitalisierung lohnt dann, wenn sie messbar entlastet: weniger Liegezeiten, weniger Fehler, weniger Nacharbeit.

Wir helfen, das sauber einzuordnen – inklusive ehrlicher Empfehlung, wenn etwas (noch) keinen Sinn ergibt.

Weil ein Betrieb unterschiedliche „Wahrheiten“ hat: Auftrags- und Stammdaten (ERP), Dokumente und Freigaben (DMS), Planung/Disposition (separates Planungstool) und Rückmeldungen von unterwegs (mobile Lösung).

Der eigentliche Hebel entsteht, wenn diese Bereiche sauber zusammenspielen – mit klaren Übergaben statt Medienbruch.

Nein. Integration ist am besten stufenweise – sonst wird es unnötig komplex. Entscheidend ist, dass es ein Zielbild gibt: Welche Daten sollen wo entstehen? Wer ist führend? Was wird nur gelesen, was geschrieben?

So können Sie mit einem Teil starten (z. B. DMS) und später ERP/Disposition/Mobil sauber anbinden.

Oft ja – aber nicht jede Anbindung ist sinnvoll. Wir prüfen zuerst, welche Daten wirklich fließen müssen: Stammdaten, Belege, Status, Zeiten, Rückmeldungen. Je weniger „unnötige“ Datenbewegung, desto stabiler der Betrieb.

Wenn Sie mehrere Tools im Einsatz haben und Klarheit brauchen, ist der Start über eine strukturierte Analyse sinnvoll.

Der wichtigste Schritt ist die Definition von „führenden“ Datenquellen: Wo werden Kunden- und Auftragsdaten gepflegt? Wo entstehen Dokumente? Wo werden Rückmeldungen erfasst?

Dann werden Übergaben klar definiert (z. B. Auftrag aus ERP → Dokumente ins DMS → Rückmeldung mobil → Status zurück).

Migration ist mehr als „Export/Import“. Wir prüfen Datenstruktur, Dubletten, Pflichtfelder, Historie und vor allem: Was wird im Alltag wirklich gebraucht?

Gute Migration bedeutet: weniger Altlasten, mehr Klarheit.

Durchgängigkeit bedeutet: weniger Brüche, weniger „Wer hat das?“ und weniger doppelte Arbeit. Ein Vorgang ist nachvollziehbar – vom Auftrag über Dokumente bis zur Rückmeldung.

Das reduziert Liegezeiten, verbessert Planung und schafft Ruhe im Büro.

Damit es nicht zur Tool-Sammlung wird, braucht es End-to-End-Verantwortung: Zielprozess, Datenhoheit, Schnittstellen und Betrieb müssen zusammen gedacht werden.

r2 business solutions übernimmt diese Integrations- und Implementierungsrolle herstellerübergreifend.

Wenn Architektur sauber geplant ist, reduziert sich die Abhängigkeit. Ein Wechsel ist nicht „ohne Aufwand“, aber er wird möglich, ohne alles zu verlieren.

Wir achten darauf, dass Übergaben, Prozesse und Verantwortlichkeiten nachvollziehbar bleiben.

Jedes Tool braucht Antworten auf: Welches Problem löst es? Wer verantwortet es? Welche Daten fließen? Wie wird es betrieben (Updates, Rechte, Support)?

Wenn das sauber ist, entsteht ein System statt Chaos.

Workflows sind die „Regeln des Alltags“: Wer bekommt welche Aufgabe? Was muss freigegeben werden? Welche Ausnahme löst welche Eskalation aus?

Ohne Workflows bleibt Software oft nur Ablage. Mit Workflows wird sie ein Prozessmotor.

SYSco Planner (SYSco System Consulting) ist ein Planungs- und Dispositionstool: Kapazitäten, Einsatzplanung, Umplanung bei Änderungen – genau dort, wo Excel, Whiteboard oder „im Kopf“ an Grenzen stoßen.

Wichtig: Es ist kein ERP. Themen wie Stammdaten- und Auftragslogik, Kalkulation oder Abrechnung gehören typischerweise ins ERP.

Wenn Sie Aufträge durchgängig steuern möchten: von Anfrage/Angebot über Auftrag, Material, Zeiten, Nachträge bis zur Abrechnung – mit klaren Zuständigkeiten und Transparenz.

VenDoc ist ein ERP-Produkt von Prakom. r2 business solutions begleitet Einführung, Anpassung und Integration in Ihre Systemlandschaft.

Wenn das größte Problem Dokumentenchaos ist: fehlende Versionen, lange Suchzeiten, unklare Freigaben, keine Transparenz, wo etwas liegt oder wer etwas blockiert.

Ein DMS kann schnell Ruhe bringen – und wird später zur stabilen Basis für ERP- und mobile Prozesse, weil Dokumente sauber verfügbar sind.

SYSco Mobile+ (SYSco System Consulting) hilft, dass Rückmeldungen aus dem Außendienst strukturiert zurückkommen: Status, Zeiten, Infos, ggf. Dokumente/Fotos – statt Zettel, WhatsApp oder Zuruf.

Der größte Nutzen entsteht, wenn das Büro dadurch weniger nachtelefoniert und die Disposition besser planen kann.

Nein. Die richtige Reihenfolge ist wichtiger als Geschwindigkeit. Wir starten dort, wo Sie am meisten Zeit verlieren oder wo Fehler teuer sind.

Typische Startpunkte sind DMS (Ordnung), ERP (Steuerung), Disposition (Planung) oder mobil (Rückmeldung).

Wir schauen auf Ihr größtes Nadelöhr: Wo staut es sich? Wo entstehen Nachfragen? Wo „verschwindet“ Information? Der Startpunkt sollte spürbar entlasten.

Wenn Ihr Team v. a. Dokumente sucht: DocuWare. Wenn Aufträge nicht sauber gesteuert sind: VenDoc. Wenn Planung brennt: SYSco Planner.

Wenn Pflichtschritte und Komplexität höher sind als der Nutzen im Alltag. Dann entstehen Workarounds und Schattenlisten – und das System wird umgangen.

Wir achten darauf, dass Umfang und Realität zusammenpassen: lieber sauber, stabil und genutzt als „alles können“ und keiner nutzt es.

Ja – aber Integration bringt meist den größten Hebel. Der Nutzen steigt, wenn ein Vorgang durchgängig nachvollziehbar ist und Information nicht an Bruchstellen verloren geht.

Ein häufiger, stabiler Kern ist ERP + DMS.

Dass Disposition „nebenbei“ im ERP reicht. In der Praxis ist Disposition eine eigene Welt: Kapazitäten, Teams, Prioritäten, kurzfristige Änderungen, Krankheitsausfälle, Eilaufträge.

Darum ist ein Planungs- und Dispositionstool wie SYSco Planner oft der saubere Schritt.

r2 business solutions ist Ihr Implementierungs- und Integrationspartner: Wir helfen, die passenden Bausteine zu wählen, führen sauber ein, bauen Schnittstellen sinnvoll und sorgen dafür, dass es im Alltag funktioniert.

Sie bekommen Struktur, Klarheit und eine Lösung, die zu Ihrem Betrieb passt – nicht zu einer Demo.

Weil Ausgangslage und Realitätsgrad stark variieren: Datenqualität, Anzahl Sonderfälle, bestehende Tools, Schnittstellen, interne Entscheidungswege und gewünschter Automationsgrad.

Wir schaffen Planbarkeit über Etappen und klare Ergebnisse pro Schritt – damit Sie kontrolliert investieren.

Von drei Dingen: (1) Datenqualität, (2) Prozessklarheit (inklusive Ausnahmen) und (3) Entscheidungsgeschwindigkeit. Wenn diese drei stimmen, wird Einführung deutlich schneller und sauberer.

Gerade wenn viele Sonderregeln nötig sind, hilft ein individueller Ansatz.

Unklare Zielbilder („Wir digitalisieren halt“), fehlende Zuständigkeiten, zu viele parallele Baustellen und unterschätzte Ausnahmen sind typische Kostentreiber.

Wir reduzieren das über klare Prioritäten, saubere Regeln und stabile Etappen.

Ja – und das ist häufig die wirtschaftlichste Variante. Jede Etappe liefert ein greifbares Ergebnis (z. B. schnellerer Belegfluss, klare Planung, weniger Rückfragen).

So behalten Sie Kontrolle über Umfang, Risiko und Nutzen.

Meistens mehr als man denkt: Suchzeiten, Liegezeiten, Fehler, Nachtelefonieren, doppelte Erfassung und verpasste Kapazität. Diese Kosten tauchen selten als „Budgetposten“ auf – aber sie fressen Marge und Nerven.

Wir klären zuerst die größten Zeitfresser.

Klare Zuständigkeiten (wer entscheidet was) und saubere Regeln (Standard vs. Ausnahme). Das reduziert Nacharbeit, Workarounds und „stillen Frust“ im Team.

Oft sind es kleine Regeln mit großer Wirkung.

Meistens nicht. Der größte Hebel liegt im Prozess: klare Daten, stabile Regeln, saubere Übergaben. Software ist das Werkzeug – der Nutzen entsteht durch die Umsetzung.

Darum liegt der Fokus auf Alltagstauglichkeit und Integration.

Indem man nicht mit Features startet, sondern mit Problemen: Welche Reibung soll verschwinden? Was soll schneller, sauberer, transparenter werden?

Wir prüfen Zielprozess und Ausnahmen zuerst – erst dann entscheidet man über Module, Schnittstellen und Automationen.

Wenn es keinen klaren Nutzen gibt und niemand Verantwortung übernimmt. Dann entsteht Tool-Mehrarbeit statt Entlastung.

Wir sagen das offen – und schlagen einen kleineren, sinnvollen Einstieg vor, wenn ein großer Schritt (noch) nicht passt.

Über klare Etappen, definierte Ergebnisse und nachvollziehbare Entscheidungen. So behalten Sie Kontrolle über Umfang und Prioritäten – statt „alles auf einmal“.

Das funktioniert besonders gut, wenn das Zielbild früh klar ist und dann Schritt für Schritt geliefert wird.

Das hängt vom gewählten System und dem Hosting-Modell ab. Wichtig ist: Zugriffsrechte, Verantwortlichkeiten, Aufbewahrung und Backup-Strategie müssen zum Betrieb passen – nicht nur zur IT.

Wir klären sauber, welche Variante für Ihre Anforderungen sinnvoll ist.

Rollen- und rechtebasiert – so fein wie nötig, so einfach wie möglich. Entscheidend ist, dass Verantwortlichkeiten im Prozess sichtbar sind: Wer darf freigeben, wer darf ändern, wer sieht sensible Inhalte?

Es braucht definierte Wiederherstellungs- und Notfallroutinen: Was ist kritisch? Wie schnell muss es wieder laufen? Welche Workarounds sind akzeptabel?

Wir klären das im Betriebskonzept – damit nicht erst im Ernstfall improvisiert wird.

Änderungen werden geplant, getestet und dokumentiert – damit der Alltag stabil bleibt. „Schnell in Produktion“ ist oft der Beginn von instabilen Prozessen.

Wir definieren, wie Anpassungen beantragt, umgesetzt und kontrolliert ausgerollt werden.

Datenschutz ist Teil der Architektur: Rechtekonzept, Protokollierung, Lösch- und Aufbewahrungskonzepte, Zugriffsketten und klare Verantwortlichkeiten.

Besonders in Dokumentenprozessen (Freigaben, Archivierung) ist das zentral.

Wir starten nicht mit „Welche Schnittstelle gibt es?“, sondern mit „Welche Information muss wann wohin – und warum?“

So entstehen stabile, wartbare Übergaben statt Integration um der Integration willen.

Nachvollziehbarkeit bedeutet: Wer hat was wann gemacht, freigegeben oder geändert? Das ist wichtig für Qualität, Verantwortlichkeit und je nach Bereich auch für Prüfungen.

Im DMS-Kontext ist das oft ein Kernnutzen.

Gute Systeme reduzieren Abhängigkeit von Einzelpersonen: Rollen, Rechte, klare Prozesse und saubere Dokumentation sorgen dafür, dass Wissen nicht nur „im Kopf“ steckt.

Praxisnahe Schulung hilft, Wissen breit zu verankern.

Ja – und das ist normal. Prozesse entwickeln sich: neue Kundenanforderungen, neue Teamstruktur, neue Verantwortlichkeiten. Wichtig ist ein kontrollierter Änderungsprozess, damit Stabilität bleibt.

Durch klare Verantwortlichkeiten, regelmäßige Checks (Betrieb/Updates), saubere Rechteverwaltung und einen planbaren Umgang mit Änderungen.

Ein System bleibt stabil, wenn Betrieb und Weiterentwicklung organisiert sind.