// Digitale Dokumentenverwaltung
DocuWare DMS für effiziente Dokumentenprozesse
DocuWare bringt Ordnung, Geschwindigkeit und Sicherheit in Ihre Dokumentenverwaltung. Wir helfen Ihnen bei der Einführung und Betreuung der Software.
// DocuWare einfach erklärt
Was ist DocuWare?
DocuWare ist ein digitales Dokumentenmanagementsystem (DMS), das Unternehmen dabei unterstützt, Dokumente zentral zu erfassen, sicher zu speichern und Arbeitsabläufe automatisiert zu steuern.
Mit DocuWare lassen sich Rechnungen, Verträge, E-Mails und Formulare digital verwalten, schnell wiederfinden und in durchgängige Freigabe- oder Prüfprozesse integrieren. Die Lösung ist GoBD-konform, cloudbasiert oder lokal einsetzbar und hilft, Papierprozesse zu reduzieren, Fehler zu minimieren und Abläufe im Unternehmen deutlich zu beschleunigen.
// Digitale Engpässe im Alltag
Wo Prozesse bremsen
– und wie DocuWare hilft
Viele Unternehmen verlieren jeden Tag Zeit durch manuelle Abläufe, langsame Freigaben und unklare Zuständigkeiten.
Die folgenden Beispiele zeigen konkret, wo Prozesse ins Stocken geraten – und wie DocuWare diese typischen Hürden mit intelligenter Digitalisierung nachhaltig löst.
Papierchaos & verlorene Dokumente
Dokumente liegen verteilt und müssen oft gesucht werden. Das kostet Zeit, stört Abläufe und erzeugt unnötige Rückfragen im täglichen Betrieb.
Fehleranfällige manuelle Ablage
Manuelle Ablage erzeugt schnell Fehlzuordnungen und doppelte Dateien. Wichtige Unterlagen gehen verloren oder werden erst spät gefunden.
Langsame Freigaben & E-Mail-Stau
Freigaben bleiben im Posteingang liegen. Zuständigkeiten sind unklar und wichtige Schritte verzögern sich im Prozess.
Fehlende Übersicht im Arbeitsalltag
Oft ist unklar, wo Dokumente stehen oder wer sie bearbeitet. Informationen fehlen und Entscheidungen verzögern sich im laufenden Betrieb.
Zeitverlust durch Routineaufgaben
Wiederholte Aufgaben wie Suchen oder Weiterleiten kosten Zeit und unterbrechen den Workflow. Projekte verzögern sich ohne ersichtlichen Grund.
// Vorteile von Docuware
Die wichtigsten Vorteile von DocuWare auf einen Blick
DocuWare ist mehr als ein digitales Archiv. Das DMS sorgt dafür, dass Dokumente, Freigaben und Abläufe zuverlässig funktionieren – unabhängig von Ordnerstrukturen, Standorten oder einzelnen Personen. So wird aus Papierkram ein strukturierter, transparenter und deutlich entspannter Arbeitsalltag.
Dokumente in Sekunden finden
DocuWare macht Rechnungen, Verträge und interne Dokumente über Volltextsuche sofort auffindbar – unabhängig von Ordnern oder Ablagestrukturen.
Freigaben ohne E-Mail-Ketten
Workflows steuern Freigaben automatisch, nachvollziehbar und transparent. Keine Rückfragen, kein Nachtelefonieren – jeder Schritt ist klar geregelt.
Weniger Papier und Fehler
Statt Ausdrucke und Kopien zu verwalten, läuft alles digital und strukturiert – das reduziert Fehler und spart wertvolle Arbeitszeit.
Revisionssicherheit für Audits
DocuWare archiviert vollständig, unveränderbar und auditfähig – ideal für steuerliche Anforderungen, Qualitätsmanagement und Nachweispflichten.
Teamarbeit funktioniert endlich
Wissen steckt nicht mehr in Köpfen oder Postfächern. Jeder findet, was er braucht – egal ob im Büro, unterwegs oder im Homeoffice.
Moderne Cloud statt Serverlast
Automatische Updates, höchste Sicherheit und keine eigene Serverwartung – die DocuWare Cloud nimmt IT-Abteilungen viel Arbeit ab.
Skalierbar für Wachstum
DocuWare wächst mit Ihrem Unternehmen – mehr Nutzer, neue Abteilungen oder zusätzliche Prozesse lassen sich jederzeit ergänzen.
Automatisierung & KI inklusive
Dank intelligenter Indexierung und Automatisierungsfunktionen legt DocuWare den Grundstein für effiziente, KI-gestützte Arbeitsabläufe.
Jahre Erfahrung als Digitalisierungspartner – wir wissen, was Betriebe wirklich brauchen.
Unternehmen weltweit setzen auf DocuWare – eine unserer zentralen Lösungen.
Unternehmen nutzen DocuWare Cloud weltweit – sichere, skalierbare DMS-Lösung mit hoher Kundenzufriedenheit.
// Der entscheidende Unterschied
Warum DocuWare alleine nicht reicht
DocuWare kann viel – doch erst mit einer Einführung, die zu Ihren Abläufen passt, wird die Software im Alltag wirklich hilfreich. Wenn die Struktur stimmt, wird Arbeit leichter, schneller und deutlich entspannter.
1) Einfache Einführung, die jeder versteht
Wir begleiten Teams Schritt für Schritt, sorgen für klare Abläufe und machen DocuWare vom ersten Tag an leicht nutzbar.
2) Fertige Lösungen statt langer Projektdauer
Wir bringen erprobte Workflows mit, die sofort funktionieren – ohne monatelange Abstimmungen.
3) DocuWare, das perfekt zu Ihren Systemen passt
Wir integrieren ERP, E-Mail, mobile Lösungen und bestehende Tools so, dass alles sauber zusammenspielt.
4) Ein festes, persönliches Expertenteam
Sie haben immer dieselben Ansprechpartner, die Ihr Unternehmen kennen und langfristig begleiten.
// Der entscheidende Unterschied
Was DocuWare von anderen DMS-Lösungen unterscheidet
Viele Dokumentenmanagement-Systeme digitalisieren nur bestehende Ordnerstrukturen.
DocuWare geht weiter und schafft die Basis für automatisierte, integrierte und zukunftssichere Prozesse.
DocuWare
Moderne, international etablierte DMS-Plattform
- Intelligente Suche und strukturierte Ablage – Dokumente werden nach Inhalt gefunden, nicht nur nach Ordner.
- Umfangreiche Schnittstellen & APIs – ideal für ERP, Finanzbuchhaltung, E-Mail und Fachanwendungen.
- Cloud-native Architektur mit automatischen Updates, hoher Ausfallsicherheit und planbaren Betriebskosten.
- Intuitive Benutzeroberfläche, schnelle Akzeptanz im Team – ohne lange Schulungen.
- Klare Produkt-Roadmap mit Fokus auf Automatisierung und KI.
Andere DMS-Lösungen
Typische Herausforderungen im Marktumfeld
- Suche basiert häufig auf Ordnerstrukturen – Dokumente sind schwer auffindbar oder doppelt abgelegt.
- Integrationen oft nur über individuelle Schnittstellen möglich – mit entsprechenden Zusatzkosten.
- Unpersönliche Ticketsysteme, lange Reaktionszeiten, wenig echte Begleitung.
- Häufig On-Premise- oder Hosting-Lösungen ohne Vorteile echter Cloud-Architektur.
- Überladene oder veraltete Benutzeroberflächen mit hohem Schulungsaufwand.
- Begrenzte Entwicklungsressourcen – kaum Fortschritt bei Automatisierung & KI.
Hinweis: Die Darstellung beschreibt typische Unterschiede im Markt und ersetzt keine individuelle Anbieterbewertung.
// Wissen DocuWare
News, Funktionen & Praxistipps – kompakt erklärt
Hier teilen wir unser Wissen aus realen DocuWare-Einführungen: hilfreiche Funktionen, neue Features, typische Stolperfallen und konkrete Lösungen aus der Praxis.
Kurz gesagt: alles, was Sie brauchen, um DocuWare wirklich effektiv zu nutzen.
Warum ERP oder DMS allein nicht reichen – und wie DocuWare & VenDoc Prozesse verbinden
Revisionssicher archivieren mit DocuWare – Anforderungen, Umsetzung und Praxis
On-Premises oder Cloud? Die ehrliche Entscheidungshilfe für Unternehmen
Welche Dokumente sich am schnellsten digitalisieren lassen – und womit Unternehmen sinnvoll starten
DocuWare vs. Papierprozesse: Was Unternehmen wirklich gewinnen
„Die KI von DocuWare nimmt unseren Kunden einen Großteil der täglichen Tipparbeit ab. Sie erkennt Dokumente automatisch, liest relevante Inhalte aus und wird mit jedem Einsatz präziser. Das sorgt für spürbare Entlastung im Alltag und schafft Raum für wirklich wichtige Aufgaben.“
Daniel Rüdisser - Geschäftsführer R2 business solutions
// Projektablauf r2 business solutions
Ihre DocuWare-Einführung
– Schritt für Schritt mit R2 Business Solutions
Wir begleiten Sie von der ersten Analyse bis zum stabilen digitalen Dokumentenmanagement im Alltag.
Strukturiert, praxisnah und mit einem festen Ansprechpartner, der Ihr Unternehmen und Ihre Prozesse kennt.
Analyse & Zieldefinition
Wir analysieren Ihre bestehenden dokumentenbasierten Prozesse, Abläufe und Anforderungen. Dabei klären wir, wo heute Zeit verloren geht, welche Dokumente kritisch sind und wie DocuWare optimal in Ihre bestehende Systemlandschaft integriert werden kann.
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Konzeption & Einrichtung
Auf Basis der Analyse konzipieren wir Ihre DocuWare-Lösung individuell.
Ablagen, Workflows, Berechtigungen und Automatisierungen werden exakt auf Ihre Organisation, Ihre Branche und Ihre täglichen Arbeitsabläufe abgestimmt.
Umstieg & Schulung
Wir begleiten den strukturierten Umstieg auf DocuWare, übernehmen die Datenmigration und sorgen für einen reibungslosen Go-Live.
Ihre Mitarbeiter werden praxisnah geschult – verständlich, rollenbezogen und ohne Überforderung.
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Betreuung & Weiterentwicklung
Auch nach dem Go-Live bleiben wir Ihr Ansprechpartner.
Wir unterstützen im laufenden Betrieb, optimieren Prozesse und entwickeln Ihre DocuWare-Lösung weiter, wenn Ihr Unternehmen wächst oder sich Anforderungen ändern.
// Kontaktieren Sie uns
Kostenlose & unverbindliche Beratung zu DocuWare
Wir prüfen gemeinsam, ob DocuWare zu Ihren Abläufen passt und zeigen Ihnen, was realistisch möglich ist – praxisnah, verständlich und ohne Verkaufsdruck.
Standorte
Vorarlberg | Kärnten | Steiermark
Telefon:
+43 650 2400 298
E-Mail:
info@r-2.at
// Häufig gestellte Fragen
Schnelle Antworten zu unseren Software-Lösungen
Welche Software passt zu Ihrem Handwerks- oder KMU-Betrieb, wie läuft der Umstieg ab und welche Vorteile bringt Ihnen ein modernes ERP- und DMS-System im Alltag? In unseren FAQ beantworten wir die häufigsten Fragen klar und praxisnah – damit Sie schnell erkennen, welche Lösung Ihre Abläufe sinnvoll digitalisiert und wo sich der Einstieg für Sie lohnt.
Was ist DocuWare genau?
DocuWare ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS), das Unternehmen dabei unterstützt, Dokumente digital abzulegen, schnell zu finden und Workflows zu automatisieren.
Rechnungen, Angebote, Verträge, E-Mails oder Projektunterlagen werden zentral, strukturiert und revisionssicher verwaltet.
So verschwinden Suchzeiten, manuelle Freigaben und Versionschaos aus dem Arbeitsalltag.
Mehr Infos über DocuWare:
→ Was DocuWare im Alltag wirklich verändert
Wie viel kostet DocuWare?
Seit 2022 veröffentlicht DocuWare keine Preise mehr online, weil jedes Unternehmen unterschiedlich arbeitet.
Die Kosten hängen u. a. ab von:
- Anzahl der Nutzer
- Speicherbedarf
- Komplexität der Workflows
- Aufwand der Einführung
Typische KMU liegen erfahrungsgemäß im niedrigen bis mittleren dreistelligen Monatsbereich, größere Setups im unteren vierstelligen Bereich.
Weiterlesen:
→ Was kostet DocuWare? Die ehrliche Erklärung
Ist DocuWare revisionssicher und GoBD-konform?
Ja. DocuWare erfüllt alle Anforderungen an eine revisionssichere Archivierung und unterstützt gesetzeskonforme Dokumentenablage.
Dazu gehören:
- Unveränderbarkeit
- vollständige Protokollierung
- Audit-Trails
- manipulationssichere Speicherung
- Einhaltung der GoBD / GDPdU
Damit eignet sich DocuWare ideal für Buchhaltung, Personal, Verträge und alle prüfungsrelevanten Dokumente.
Weiterlesen:
→ Revisionssicher archivieren – was DocuWare auszeichnet
Wie läuft eine DocuWare-Einführung ab?
Eine erfolgreiche Einführung beginnt nicht mit Technik, sondern mit einem Blick auf Ihre tatsächlichen Abläufe:
Wie entstehen Dokumente? Wer muss freigeben? Wo hakt es heute?
Auf dieser Basis entstehen:
- klare Strukturen
- verständliche Workflows
- ein sauberer Ablageplan
- Schulungen für das Team
- ein Go-Live, das wirklich funktioniert
So wird DocuWare nicht einfach installiert – sondern sinnvoll in den Alltag integriert.
Weiterlesen:
→ So führen wir DocuWare ein – der r2-Blueprint für erfolgreiche Digitalprojekte
Mit welchen Systemen kann DocuWare verbunden werden?
DocuWare bietet zahlreiche Integrationsmöglichkeiten, u. a.:
- ERP-Systeme wie VenDoc
- Buchhaltungssoftware
- E-Mail-Systeme
- CRM
- Cloud-Dienste
- Branchensoftware
Durch standardisierte Schnittstellen und APIs lassen sich nahezu alle relevanten Systeme anbinden.
Besonders stark ist die Kombination DocuWare + VenDoc für KMU und Handwerk.
Weiterlesen:
→ DocuWare und VenDoc: Warum diese Kombination so stark ist
Ist DocuWare auch für kleine Unternehmen geeignet?
Ja – absolut.
Gerade kleine Teams profitieren besonders schnell, weil:
- Suchzeiten wegfallen
- Vertretungen plötzlich möglich sind
- Abläufe klarer und nachvollziehbar werden
- weniger Fehler passieren
- papierbasierte Freigaben verschwinden
Mit Cloud 4 bietet DocuWare ein ideales Einstiegsmodell mit voller Funktionalität.
In unserem ausführlichen FAQ-Bereich finden Sie weitere Antworten zu Digitalisierung im Handwerk, ERP-Systemen, Dokumentenmanagement, Sicherheit, mobilen Lösungen und KI-Funktionen.
