Der Wunsch nach digitaleren Abläufen entsteht in den meisten Unternehmen nicht aus Strategiepapieren, sondern aus dem Alltag. Aus dem Gefühl, dass Dinge eigentlich einfacher sein müssten. Dass Dokumente zu oft gesucht werden. Dass Rückfragen Zeit kosten. Dass man weiß, dass Informationen da sind – aber nicht dort, wo man sie gerade braucht.
In unserer Arbeit bei r2 business solutions erleben wir, dass genau an diesem Punkt viele KMU ins Stocken geraten. Man möchte „endlich digitalisieren“, aber die Frage nach dem richtigen Einstieg bleibt offen. Zu groß wirkt das Thema, zu unklar der Nutzen, zu hoch die Sorge, gleich alles auf einmal machen zu müssen. Und genau das ist der häufigste Fehler.
Denn erfolgreiche Digitalisierung beginnt nicht mit allen Dokumenten – sondern mit den richtigen. Mit jenen Unterlagen, die im Alltag immer wieder auftauchen, mehrere Personen betreffen und heute unnötig Zeit, Konzentration und Nerven kosten. Wer hier gezielt ansetzt, erlebt oft schon nach kurzer Zeit, wie Prozesse ruhiger werden, Rückfragen verschwinden und der Arbeitsalltag spürbar strukturierter wird.
Dieser Artikel zeigt, wo ein sinnvoller Einstieg wirklich liegt. Wir erklären, welche Dokumente sich besonders schnell und einfach digitalisieren lassen, warum sie den größten Sofortnutzen bringen – und wie KMU ohne Überforderung, ohne Großprojekt und ohne theoretische Perfektion starten können.
Inhaltsverzeichnis
- Warum der Einstieg entscheidet – und nicht die Technik
- Dokumente mit dem größten Sofortnutzen
- Eingangsrechnungen
- Lieferscheine & Belege
- Verträge & Vereinbarungen
- Projekt- und auftragsbezogene Dokumente
- E-Mails & Anhänge: der unterschätzte Einstiegspunkt
- Welche Dokumente sich für den Start nicht eignen
- Typische Fehler beim Einstieg – und wie wir sie vermeiden
- So starten wir mit KMU: ein pragmatischer Fahrplan
- Fazit: Weniger ist mehr – der richtige Start zählt
Warum nicht jedes Dokument gleich gut für den Einstieg geeignet ist
Wenn Unternehmen beginnen, sich mit Dokumentenmanagement zu beschäftigen, entsteht schnell der Wunsch, alles zu digitalisieren. Alle Ordner, alle Altakten, alle Ablagen – am besten sofort. In der Praxis führt genau dieser Anspruch jedoch häufig dazu, dass Projekte ins Stocken geraten oder gar nicht erst starten.
In unserer Arbeit bei r2 business solutions sehen wir immer wieder:
Der Erfolg eines DMS-Einstiegs hängt weniger von der Software ab als von der Auswahl der ersten Dokumente.
Digitalisierung wirkt dort am stärksten, wo Reibung entsteht
Nicht jedes Dokument verursacht im Alltag denselben Aufwand. Manche Unterlagen werden einmal abgelegt und kaum wieder benötigt. Andere tauchen ständig auf, wandern durch mehrere Hände und lösen regelmäßig Rückfragen aus. Genau hier entsteht der größte Hebel.
Typische Merkmale von Dokumenten, die sich besonders gut für den Einstieg eignen, sind:
- sie kommen häufig vor
- mehrere Personen sind beteiligt
- sie müssen geprüft, freigegeben oder weitergeleitet werden
- sie sind relevant für Buchhaltung, Projekte oder Entscheidungen
- sie verursachen heute Suchzeiten oder Abstimmungsaufwand
Diese Dokumente erzeugen nicht nur Volumen, sondern auch Bewegung im Unternehmen. Und überall dort, wo Bewegung ist, lohnt sich Struktur zuerst.
Warum „alles digitalisieren“ der falsche Ansatz ist
Ein häufiger Denkfehler lautet:
„Wenn wir schon anfangen, dann machen wir gleich alles richtig.“
In der Realität bedeutet das oft:
- lange Vorbereitungsphasen
- komplexe Ablagestrukturen
- Diskussionen über Sonderfälle
- Unsicherheit bei Mitarbeitenden
- wenig sichtbare Erfolge in den ersten Monaten
Das Problem ist nicht die Digitalisierung selbst, sondern der fehlende Fokus. Ein DMS entfaltet seinen Nutzen nicht dadurch, dass alles erfasst ist, sondern dadurch, dass alltägliche Reibung verschwindet.
Illustration (KI-generiert)
Der richtige Einstieg folgt dem Arbeitsalltag
Ein sinnvoller Start orientiert sich nicht an Ordnerstrukturen, sondern an Fragen wie:
- Wo suchen wir heute regelmäßig?
- Wo entstehen Rückfragen oder Wartezeiten?
- Welche Dokumente blockieren Prozesse, wenn sie fehlen?
- Welche Unterlagen brauchen mehrere Personen gleichzeitig?
Die Antworten darauf führen fast immer zu denselben Dokumentarten – unabhängig von Branche oder Unternehmensgröße. Und genau diese schauen wir uns im nächsten Kapitel konkret an.
Im nächsten Schritt gehen wir deshalb auf jene Dokumente ein, mit denen KMU in der Praxis am schnellsten Entlastung spüren – weil sie täglich gebraucht werden und heute am meisten Zeit kosten.
Diese Dokumente bringen den schnellsten Sofortnutzen
Wenn wir mit KMU über den Einstieg ins Dokumentenmanagement sprechen, tauchen unabhängig von Branche oder Unternehmensgröße fast immer dieselben Dokumentarten auf. Nicht, weil sie „besonders modern“ wären, sondern weil sie im Alltag ständig gebraucht werden – und genau dort heute am meisten Reibung erzeugen.
Ein schneller, sinnvoller Einstieg beginnt deshalb mit Dokumenten, die häufig vorkommen, mehrere Personen betreffen und Entscheidungen auslösen.
Eingangsrechnungen und Belege
Rechnungen sind für viele Unternehmen der naheliegendste Startpunkt – und das aus gutem Grund. Kaum ein Dokumenttyp durchläuft so viele Schritte:
- Eingang per Post, E-Mail oder Portal
- Prüfung
- Freigabe
- Verbuchung
- Archivierung
In papier- oder hybridbasierten Abläufen sind genau hier Suchzeiten, Rückfragen und Verzögerungen an der Tagesordnung. Wer Rechnungen früh strukturiert erfasst und sauber durch einen Freigabeprozess führt, spürt meist innerhalb weniger Wochen Entlastung – sowohl in der Buchhaltung als auch bei Führungskräften.
Lieferscheine und externe Belege
Lieferscheine, Montageberichte oder externe Nachweise sind oft besonders unübersichtlich organisiert. Sie kommen in Papierform, als Scan oder als Foto vom Smartphone, werden abgelegt, weitergereicht oder liegen „noch kurz am Schreibtisch“.
Gerade diese Dokumente verursachen später Probleme, weil sie:
- nicht eindeutig zugeordnet sind
- fehlen, wenn sie gebraucht werden
- oder mehrfach existieren
Digitalisiert man sie früh und verknüpft sie direkt mit Projekten oder Aufträgen, verschwinden viele dieser Unsicherheiten fast automatisch.
Vertrags- und Vereinbarungsdokumente
Verträge werden selten gebraucht – aber wenn, dann dringend. Genau das macht sie kritisch. In vielen Unternehmen weiß man, dass es einen Vertrag gibt, aber nicht:
- wo die aktuelle Version liegt
- welche Ergänzungen gültig sind
- oder wer zuletzt etwas freigegeben hat
Ein strukturierter Umgang mit Verträgen sorgt nicht nur für Ordnung, sondern vor allem für Sicherheit. Und Sicherheit ist oft ein stärkerer Treiber als reine Zeitersparnis.
Projekt- und auftragsbezogene Unterlagen
Sobald mehrere Dokumente zu einem Vorgang gehören, entsteht Komplexität: Angebote, E-Mails, Zeichnungen, Protokolle, Rechnungen, Lieferscheine. Liegen diese verteilt, verliert man schnell den Überblick.
Projektunterlagen eignen sich deshalb besonders gut für den Einstieg, weil der Nutzen unmittelbar sichtbar wird: Alle Informationen an einem Ort, im richtigen Kontext, für alle Beteiligten nachvollziehbar.
E-Mail-Anhänge als unterschätzter Startpunkt
Ein oft übersehener Bereich sind E-Mail-Anhänge. Sie enthalten einen großen Teil der relevanten Informationen – werden aber selten sauber abgelegt. Stattdessen bleiben sie in Postfächern hängen oder werden mehrfach gespeichert.
Wer hier ansetzt, reduziert nicht nur Suchzeiten, sondern entlastet Mitarbeitende spürbar, weil Informationen nicht mehr an einzelne Personen gebunden sind.
Die zentrale Erkenntnis aus der Praxis
Ein guter Einstieg ins Dokumentenmanagement orientiert sich nicht an Vollständigkeit, sondern an Wirkung. Dokumente, die heute regelmäßig Zeit kosten, Rückfragen erzeugen oder Entscheidungen blockieren, liefern den größten Sofortnutzen.
Im nächsten Kapitel schauen wir uns deshalb an, warum gerade diese Dokumente technisch und organisatorisch besonders einfach zu digitalisieren sind – und weshalb KMU hier oft schneller vorankommen, als sie erwarten.
Welche Dokumente sich NICHT für den Start eignen
So wichtig es ist, die richtigen Dokumente für den Einstieg zu wählen, so wichtig ist es auch, bewusst Nein zu sagen. Denn nicht alles, was sich digitalisieren lässt, sollte auch gleich am Anfang angefasst werden.
In unserer Praxis bei r2 business solutions sehen wir immer wieder, dass Projekte unnötig kompliziert werden, weil mit den falschen Dokumenten gestartet wird.
WKO: Aufbewahrungspflichten für Unternehmen
Altarchive und historische Ordner
Ein häufiger Impuls lautet:
„Wenn wir schon ein DMS einführen, dann räumen wir gleich alles auf.“
Das klingt logisch, ist aber selten sinnvoll. Alte Ordner, abgeschlossene Projekte oder jahrealte Belege erzeugen keinen aktuellen Nutzen. Sie binden Zeit, erzeugen Diskussionen über Ablagestrukturen und verzögern den Start – ohne den Arbeitsalltag spürbar zu verbessern.
Unser klarer Rat:
Altarchive kommen später. Oder gar nicht, wenn kein echter Bedarf besteht.
Seltene Sonderfälle
Dokumente, die nur ein- oder zweimal im Jahr auftreten, sind für den Einstieg ungeeignet. Sie:
- haben keinen Wiederholungseffekt
- erfordern Sonderlogik
- sind für Mitarbeitende wenig greifbar
Digitalisierung lebt von Routine. Was selten vorkommt, bringt am Anfang wenig Entlastung.
Hochkomplexe Spezialprozesse
Manche Dokumente hängen an sehr individuellen Abläufen, Sondergenehmigungen oder Ausnahmefällen. Diese eignen sich hervorragend für eine spätere Optimierung – aber nicht für den ersten Schritt.
Wer hier beginnt, riskiert lange Diskussionen, viele Anpassungen und wenig sichtbaren Fortschritt.
Die Faustregel aus der Praxis
Wenn ein Dokument heute kaum Zeit kostet, selten gebraucht wird oder nur eine Person betrifft, ist es kein guter Startpunkt. Digitalisierung sollte zuerst dort ansetzen, wo sie den Alltag spürbar vereinfacht – nicht dort, wo sie theoretisch „schön“ wäre.
Typische Fehler beim Einstieg – und wie wir sie vermeiden
Wenn Digitalisierungsprojekte scheitern oder nie richtig Fahrt aufnehmen, liegt das selten an der Software. In unserer Arbeit bei r2 business solutions sehen wir vielmehr, dass der Einstieg selbst der kritische Punkt ist. Nicht, weil Unternehmen falsch denken – sondern weil sie verständlich denken. Viele Fehler entstehen aus guten Absichten heraus.
Der Wunsch, es „gleich richtig“ zu machen
Einer der häufigsten Fehler beginnt mit einem sehr nachvollziehbaren Gedanken:
„Wenn wir das jetzt angehen, dann bitte sauber und vollständig.“
Also werden alle Dokumentarten gesammelt, alle Abteilungen einbezogen, alle Eventualfälle bedacht. Das Projekt wächst, noch bevor der erste Nutzen spürbar wird. Plötzlich geht es nicht mehr um Entlastung, sondern um Abstimmung. Nicht mehr um Alltag, sondern um Konzepte.
Was dabei passiert:
Der Start verzögert sich. Entscheidungen werden vertagt. Die Motivation sinkt. Und irgendwann entsteht der Eindruck, Digitalisierung sei kompliziert und anstrengend – obwohl genau das Gegenteil das Ziel war.
Wenn Struktur wichtiger wird als Nutzung
Ein weiterer typischer Stolperstein ist der Versuch, Ablagestrukturen perfekt zu planen. Ordnerlogiken, Nummernsysteme und Namenskonventionen werden intensiv diskutiert, oft lange vor dem ersten praktischen Einsatz.
In der Praxis zeigt sich jedoch immer wieder:
Eine Struktur, die auf dem Papier logisch wirkt, wird im Alltag selten so genutzt, wie sie gedacht war. Mitarbeitende greifen zu Abkürzungen, speichern Dokumente „für später“ oder legen sie dort ab, wo sie sie gerade finden.
Nicht aus Unwillen – sondern weil der Alltag schneller ist als das Konzept.
Erfolgreiche Projekte entstehen dort, wo Struktur aus Nutzung wächst. Wo man beobachtet, wie gearbeitet wird, und darauf aufbaut, statt Abläufe vorzuschreiben.
Zu wenig Nähe zum tatsächlichen Arbeitsalltag
Viele Digitalisierungsinitiativen starten mit Workshops, Prozesszeichnungen und Idealabläufen. Das ist gut gemeint, verfehlt aber oft die Realität. Denn der Arbeitsalltag besteht selten aus sauberen Linien, sondern aus Unterbrechungen, Ausnahmen und spontanen Entscheidungen.
Wenn neue Prozesse diese Realität nicht abbilden, werden sie umgangen. Dann entstehen parallele Wege: ein bisschen System, ein bisschen E-Mail, ein bisschen Papier. Genau das, was man eigentlich vermeiden wollte.
Wir erleben oft, dass erst dann Ruhe einkehrt, wenn Prozesse nicht perfektioniert, sondern pragmatisch angepasst werden.
Akzeptanz wird vorausgesetzt statt aufgebaut
Ein weiterer Fehler liegt in der Annahme, dass Mitarbeitende neue Systeme automatisch annehmen, wenn sie technisch gut umgesetzt sind. In Wahrheit entsteht Akzeptanz nicht durch Funktionen, sondern durch spürbare Erleichterung.
Wenn der Einstieg keinen direkten Nutzen bringt – weniger Suchen, weniger Rückfragen, mehr Übersicht – bleibt das System abstrakt. Dann wird es als zusätzliche Aufgabe wahrgenommen, nicht als Unterstützung.
Deshalb achten wir sehr bewusst darauf, mit Prozessen zu starten, die sofort entlasten. Nicht irgendwann, sondern im Alltag der ersten Wochen.
Digitalisierung als Kontrolle missverstanden
Gerade in kleineren Betrieben taucht manchmal die Sorge auf, ein DMS könne zu mehr Kontrolle oder Druck führen. Diese Sorge ist ernst zu nehmen. Sie entsteht oft dort, wo der Zweck der Digitalisierung nicht klar kommuniziert ist.
Wenn Digitalisierung als Transparenz für den Prozess verstanden wird, entsteht Ruhe. Wenn sie als Transparenz über Personen wahrgenommen wird, entsteht Widerstand.
Der Unterschied liegt nicht im System, sondern in der Einführung.
Was wir daraus gelernt haben
Die meisten Fehler beim Einstieg haben einen gemeinsamen Kern: Man versucht, zu viel zu früh zu lösen. Dabei braucht ein guter Start vor allem eines – Fokus.
Ein klar abgegrenzter Einstieg schafft Sicherheit. Sichtbare Erfolge schaffen Vertrauen. Und Vertrauen ist die Grundlage dafür, dass Digitalisierung nicht als Projekt erlebt wird, sondern als Verbesserung des Alltags.
Genau deshalb setzen wir bei r2 business solutions nicht auf maximale Geschwindigkeit oder maximale Abdeckung, sondern auf einen Start, der sich richtig anfühlt. Denn wenn der Einstieg stimmt, entwickelt sich alles Weitere fast von selbst.
So starten wir mit KMU: ein pragmatischer Fahrplan
Nach all den typischen Stolperfallen stellt sich eine entscheidende Frage:
Wie gelingt der Einstieg so, dass er entlastet – und nicht überfordert?
Unsere Antwort aus der Praxis bei r2 business solutions ist bewusst unspektakulär. Wir arbeiten nicht mit starren Phasenmodellen oder „Best-Practice-Schablonen“, sondern mit einem klaren, alltagstauglichen Fahrplan, der sich an der Realität von KMU orientiert.
Ist-Zustand aufnehmen – so läuft es wirklich
Wir starten nicht mit Funktionen, sondern mit Alltag: Wo kommen Dokumente rein (E-Mail, Papier, Portal, Handyfoto)? Wer prüft was? Wo bleibt es hängen? Das Ziel ist Klarheit über die echten Engpässe – ohne Schuldzuweisungen.
Einen Startprozess wählen, der sofort entlastet
Wir wählen bewusst einen Bereich mit hohem Volumen und echten Reibungsverlusten (z. B. Eingangsrechnungen, projektbezogene Unterlagen oder E-Mail-Anhänge). Wichtig: klein genug für schnellen Erfolg – groß genug, dass man ihn spürt.
Dokumenttyp & Regeln klar definieren
Was gehört zu diesem Prozess? Welche Pflichtdaten brauchen wir (z. B. Lieferant, Projekt, Datum, Nummer)? Welche Ablage- und Namenslogik soll gelten? Ziel ist, dass jeder denselben „Kontext“ versteht – ohne 20 Sonderfälle.
Einfachen Workflow bauen (nicht perfektionieren)
Wir setzen eine nachvollziehbare Route auf: Eingang → Prüfung → Freigabe → Ablage. Keine Überautomatisierung, keine Mega-Logik. Erst wenn das im Alltag zuverlässig läuft, wird erweitert.
Pilot starten – mit echten Fällen aus dem Tagesgeschäft
Kein „Demo-Theater“: Wir arbeiten mit realen Dokumenten, echten Ausnahmen und echter Zeit. So merkt das Team sofort, ob es hilft oder stört – und wir können ohne Diskussionen nachschärfen.
Akzeptanz sichern: kurz schulen, sauber führen
Die beste Lösung scheitert, wenn sie „nebenbei“ läuft. Wir machen kurze, klare Einweisungen, definieren Verantwortlichkeiten und sorgen dafür, dass niemand parallel wieder auf Ordner & E-Mail ausweicht.
Schrittweise skalieren – erst dann die nächsten Prozesse
Wenn der Startprozess stabil ist, nehmen wir den nächsten mit dem größten Hebel. So wächst DocuWare kontrolliert mit – ohne „Großprojekt“, ohne Überforderung und ohne doppelte Strukturen.
Warum dieser Fahrplan in der Praxis funktioniert
Der entscheidende Unterschied dieses Vorgehens liegt nicht in einzelnen Funktionen oder technischen Details, sondern in der Reihenfolge. Statt zuerst Strukturen zu bauen, bauen wir zuerst Verständnis. Statt Prozesse zu definieren, beobachten wir, wie gearbeitet wird. Und statt möglichst viel abzudecken, konzentrieren wir uns bewusst auf wenig – aber wirkungsvolles.
Gerade für KMU ist dieser Ansatz entscheidend. Denn hier fehlt selten der Wille zur Digitalisierung, sondern die Zeit für langwierige Projekte und theoretische Konzepte. Der Alltag läuft weiter, während Entscheidungen getroffen werden. Ein guter Einstieg muss deshalb sofort anschlussfähig sein – für Mitarbeitende, Führungskräfte und bestehende Abläufe.
Der Fahrplan schafft genau das:
- Er reduziert Komplexität, indem er den Fokus auf einen klar abgegrenzten Startprozess legt.
- Er schafft schnelle Erfolge, weil er an Dokumenten ansetzt, die täglich gebraucht werden.
- Er baut Akzeptanz auf, weil Mitarbeitende den Nutzen unmittelbar spüren.
- Er vermeidet Parallelwelten, weil neue Abläufe klar definiert und begleitet werden.
Statt Digitalisierung als einmaliges Projekt zu verstehen, entsteht so Schritt für Schritt ein neues Arbeiten mit Dokumenten. Nicht als Bruch, sondern als Weiterentwicklung des Bestehenden.
In der Praxis erleben wir immer wieder, dass genau dieser Ansatz die größte Wirkung entfaltet: Prozesse werden ruhiger, Rückfragen nehmen ab, Informationen sind verlässlicher verfügbar. Und plötzlich entsteht Raum für weitere Schritte – nicht aus Druck, sondern aus Überzeugung.
Fazit: Weniger ist mehr – der richtige Start zählt
Digitalisierung scheitert selten an der Technik. Sie scheitert daran, dass man zu viel auf einmal will. Wer versucht, alle Dokumente, alle Abteilungen und alle Sonderfälle gleichzeitig zu lösen, verliert schnell den Überblick – und oft auch die Motivation.
Ein erfolgreicher Einstieg ins Dokumentenmanagement beginnt deshalb nicht mit Vollständigkeit, sondern mit Wirkung. Mit Dokumenten, die heute Zeit kosten. Mit Prozessen, die heute Reibung erzeugen. Und mit einem klaren Fokus auf Entlastung statt Perfektion.
Genau hier entfaltet ein DMS wie DocuWare seinen größten Nutzen: nicht als technisches System, sondern als Werkzeug, das Ordnung in den Alltag bringt. Schritt für Schritt, nachvollziehbar und ohne Überforderung.
Wer klein startet, lernt schnell. Wer sichtbar entlastet, schafft Akzeptanz. Und wer den Einstieg richtig setzt, legt ein Fundament, auf dem sich Digitalisierung langfristig und gesund weiterentwickeln kann.
Der wichtigste Schritt ist dabei nicht der größte – sondern der erste, der wirklich passt.
Den richtigen Einstieg finden – ohne alles auf einmal zu digitalisieren
Sie überlegen, mit welchen Dokumenten Sie sinnvoll starten sollten und wo sich ein DMS im Alltag wirklich rechnet? Wir schauen gemeinsam auf Ihre bestehenden Abläufe, identifizieren die größten Reibungspunkte und zeigen Ihnen, mit welchen Dokumenten Sie den schnellsten Nutzen erzielen – pragmatisch, realistisch und ohne Überforderung.
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