Was kostet DocuWare? Die ehrliche Erklärung für 2026 – aus der Praxis von r2 business solutions

Warum DocuWare keine online verfügbaren Preise hat, wie Sie trotzdem sicher kalkulieren – und warum ein gutes DMS nicht nur Kosten reduziert, sondern Ruhe, Übersicht und Struktur in den Arbeitsalltag bringt.

Warum viele Unternehmen
mit der selben Frage zu uns kommen

Wenn wir mit Unternehmen sprechen, beginnt das Gespräch oft mit genau diesem Satz:

„Wir überlegen DocuWare einzuführen – aber was kostet das eigentlich?“

Die Frage ist völlig nachvollziehbar.
Doch genauso oft sehen wir im Gesicht unseres Gegenübers einen gewissen Frust:

• Man findet im Internet widersprüchliche Zahlen.
• Manche Blogartikel nennen Fantasiepreise.
• Manche Anbieter schreiben „Preis auf Anfrage“. (So wie wir)
• Und DocuWare selbst veröffentlicht keine konkrete Preisliste.

Kein Wunder, dass man irgendwann das Gefühl bekommt, die Sache hat einen Haken. Wir von r2 business solutions verstehen das. Und gleichzeitig: Genau diese Frage führt viele Unternehmen in die falsche Richtung. Denn die Antwort ist komplexer, aber auch viel wertvoller, als eine einfache Tabelle es jemals abbilden könnte.

In diesem Artikel erklären wir aus unserer täglichen Praxis:

• Warum DocuWare keine öffentlichen Preise hat
• Welche Kosten tatsächlich entstehen
• Warum die Einführung wichtiger ist als die Lizenz
• Wie KMU realistisch kalkulieren können
• Wann Cloud sinnvoll ist und wann On-Premises
• Wie sich DocuWare in wenigen Monaten amortisieren kann
• Warum wir als r2 business solutions unsere Kunden bewusst anders begleiten als viele Anbieter am Markt

Wir wollen Ihnen keine Zahlen verkaufen.
Wir wollen Ihnen Entscheidungssicherheit geben.

Und wir erzählen ehrlich, wie DocuWare-Projekte wirklich ablaufen – nicht wie sie im Prospekt stehen.

Warum Sie im Internet keine verlässlichen DocuWare-Preise finden

Wenn wir mit Unternehmen über DocuWare sprechen, beginnt das Gespräch fast immer an derselben Stelle. Jemand klopft sich auf die Knie, seufzt kurz und sagt:

„Ich suche jetzt seit Tagen nach einem Preis – überall steht etwas anderes.“

Wir kennen diese Situation gut.
Und wir wissen auch, was dahintersteckt:
Nicht fehlende Transparenz, sondern der Versuch, Fehlentscheidungen zu vermeiden.

Damit Sie verstehen, warum das so ist, möchten wir eine kleine Szene aus unserem Alltag mit Ihnen teilen. Eine Szene, wie wir sie regelmäßig erleben – in Handwerksbetrieben, in Familienunternehmen, in Produktionsfirmen oder bei Dienstleistern.

Ein Unternehmer, drei Webseiten und ein Fragezeichen

Vor einigen Monaten saßen wir mit einem Geschäftsführer aus dem Baunebengewerbe zusammen.
Ein bodenständiger Mann, der sein Unternehmen seit 20 Jahren führt.
Er klappte sein Tablet auf, switcht zwischen drei Webseiten und sagte:

„Schaut mal:
Hier steht DocuWare kostet xx Euro.
Dort xx.
Und da steht gar nichts.
Was soll ich davon halten?“

Wir mussten schmunzeln – nicht über ihn, sondern über die Situation.
Denn: Diese Verwirrung ist vollkommen logisch.

Wir erklärten ihm:

„Das Problem ist nicht, dass DocuWare keine Preise nennt –
sondern dass Ihr Unternehmen einzigartig ist.“

Jedes Unternehmen arbeitet anders:

• andere Dokumentarten
• andere Abläufe
• andere Abteilungen
• andere Freigabestrukturen
• andere IT-Situation
• andere Wachstumspläne

DocuWare ist kein Produkt, das man von der Stange nimmt.
Es ist eine Lösung, die sich an Ihre Arbeitsrealität anpasst.

Und ein Preis, der online steht, wäre in 95 % der Fälle falsch. Der Unternehmer lehnte sich zurück, überlegte – und sagte:

„Ok.
Jetzt ergibt es Sinn.“

Warum pauschale Preise mehr schaden als nützen

Wann immer wir mit einem neuen Unternehmen sprechen, kommt irgendwann dieser Moment, in dem jemand sagt:

„Wir wollen einfach wissen, was das kostet – wir müssen ja planen können.“

Und wir verstehen das.

Jedes Unternehmen muss kalkulieren. Aber ein pauschaler Preis würde in der Praxis mehr Schaden anrichten als Klarheit schaffen.

Warum?
Weil wir viel zu oft sehen, was passiert, wenn Unternehmen versuchen, DocuWare wie ein Abo-Produkt zu behandeln.

Da ist zum Beispiel der Betrieb, der überzeugt war, dass ein kleineres Paket „für den Anfang schon reicht“. Man wollte nichts überstürzen, klein starten, vorsichtig herantasten.

Klingt vernünftig – bis sich nach ein paar Wochen herausstellt:

• Mehr Mitarbeitende arbeiten aktiv mit Dokumenten, als ursprünglich gedacht.
• Die Menge an Unterlagen, die täglich im Unternehmen entsteht, ist deutlich höher.
• Die Freigaben sind nicht linear, sondern verzweigt – ein einziger Prozess zieht sich durch mehrere Abteilungen.
• Die Geschäftsleitung möchte plötzlich auch Einsicht und Automatisierungsmöglichkeiten.
• Und irgendwann läuft das System an Grenzen, die man am Anfang nicht gesehen hat.

Wir erleben dann Gespräche, in denen jemand sagt:
„Hätten wir das gewusst, hätten wir gleich anders entschieden.“

Die nachträgliche Anpassung ist möglich, aber sie fühlt sich nie so gut an wie ein sauberer Start. Und sie kostet immer etwas, das keinem gefällt: Zeit, Nerven und manchmal auch zusätzliches Budget.

Auf der anderen Seite gibt es die Unternehmen, die aus Sicherheitsdenken lieber zu groß kaufen.

„Wir nehmen zur Sicherheit das nächste Paket, bevor wir in zwei Monaten wieder umbauen müssen.“

Das Ergebnis ist selten ein besserer Start – sondern ein ungutes Gefühl: Man zahlt mehr, als man derzeit braucht.

• Das Team fühlt sich von der Größe des Systems erschlagen.
• Das Projekt wirkt größer, als es eigentlich ist.
• Und das ist einer der häufigsten Gründe, warum Digitalisierung in Unternehmen als „teuer“ empfunden wird, obwohl das gar nicht der Kern des Problems ist.

In beiden Fällen – zu klein oder zu groß – entsteht ein Ergebnis, das wir bei r2 business solutions unbedingt vermeiden wollen:

Er würde den Blick auf das Wesentliche verstellen.

DocuWare soll zu Ihrer Arbeitsweise passen – nicht umgekehrt.

Es geht nicht darum, irgendetwas zu nehmen, das „schon passen wird“.
Es geht darum, eine Lösung zu finden, die Ihren Alltag wirklich entlastet.

Deshalb gibt es keine Preisliste. Nicht, weil etwas versteckt werden soll, sondern weil falsche Erwartungen frustrierender sind als keine Zahl.

Welche Kosten tatsächlich entstehen – und welche Kosten Sie heute bereits haben

Da wir jetzt wissen, dass DocuWare seit 2022 keine öffentliche Preisliste mehr im Internet führt, stellt sich bei vielen Unternehmen sofort die nächste Frage:

„Wie soll ich dann einschätzen, was DocuWare für uns kostet?“

Eine berechtigte Frage – aber nicht die entscheidende.

Denn auf die reinen Lizenzkosten zu schauen, ist nur die halbe Wahrheit.
Die andere Hälfte – oft die viel wichtigere – ist das, was Sie heute jetzt gerade schon bezahlen, ohne dass dafür irgendwo eine Rechnung ausgestellt wird.

Wir erleben das in nahezu jedem Erstgespräch:
Solange man nur über Software spricht, wirkt alles sehr abstrakt.
Doch sobald man gemeinsam einen Blick auf den tatsächlichen Arbeitsalltag wirft, wird klar, wo die eigentlichen Kosten liegen.

Nicht in DocuWare.
Sondern im „So arbeiten wir schon immer“.

Ein kleines Beispiel aus der Praxis:

Wir saßen mit einem Geschäftsführer eines Handwerksbetriebs zusammen.
Er wollte wissen, ob sich DocuWare „rechnet“.

Kurz darauf diskutierten wir nicht über Software, sondern über alltägliche Situationen, die jeder im Raum sofort wiedererkannte:

• Dokumente, die erst nach mehreren Versuchen gefunden werden.
• Freigaben, die hängen bleiben, weil jemand gerade auf Montage ist.
• Unterlagen, die an drei verschiedenen Orten existieren – und nirgends vollständig.
• Abhängigkeiten von einzelnen Personen, die das „System im Kopf“ tragen.
• Vertretungen, die praktisch nicht möglich sind, weil keiner weiß, wo was liegt.

Keiner dieser Punkte taucht als Kostenstelle im ERP auf.
Doch sie beeinflussen jeden Tag Produktivität, Geschwindigkeit, Verlässlichkeit und manchmal auch den Umsatz.

Wir erleben häufig diesen einen Moment, in dem ein Unternehmen erkennt:

„DocuWare kostet uns etwas – aber unser jetziger Alltag kostet uns mehr.“

Und dieser Moment ist wichtig.
Denn ab hier beginnt eine ehrliche, realistische Kalkulation:

Was kostet DocuWare als System?

Und was kostet es, die aktuelle Arbeitsweise fortzuführen?

Erst das Zusammenspiel beider Perspektiven zeigt, ob eine Investition sinnvoll ist.
Und sehr oft stellt sich heraus:

Die eigentliche Entlastung entsteht nicht durch die Software selbst,
sondern durch das, was plötzlich NICHT mehr passiert:
Suchen, Nachfragen, Wiederholen, Korrigieren, Verlieren, Warten.

DocuWare kostet Geld.
Der heutige Alltag kostet Zeit.
Und Zeit ist – je näher man hinsieht – der mit Abstand teuerste Rohstoff, den ein Unternehmen besitzt.

Damit Sie dennoch ein Gefühl dafür bekommen, in welchem Rahmen sich typische Projekte bewegen, ohne falsche Erwartungen zu wecken, haben wir für Sie eine realistische Orientierung zusammengefasst – bewusst ohne Zahlen, aber klar genug, um nicht im Nebel zu stehen.

Warum die Einführung wichtiger ist als die Lizenz

DocuWare funktioniert nicht wie ein Tool, das man „installiert und loslegt“.
Es prägt die Art und Weise, wie ein Unternehmen mit Dokumenten arbeitet.

Darum ist die Einführung entscheidend.

Wir sehen regelmäßig:

• Unternehmen haben drei Ablagestrukturen – alle parallel.
• Freigaben laufen über E-Mail, Word, Telefon, WhatsApp.
• Rechnungen werden ausgedruckt, markiert, eingescannt.
• Projekte verlieren den Überblick durch verteilte Dokumente.

Wenn man solch einen Alltag einfach „digitalisiert“, entsteht Chaos – nur schneller.

Darum starten wir immer mit einer einfachen Frage:

„Wie arbeitet ihr wirklich?“

Erst wenn dieser Alltag verstanden ist, kann DocuWare seine Stärke ausspielen:

• klare Workflows
• eindeutige Zuständigkeiten
• vollständige Nachvollziehbarkeit
• weniger Stress

Nicht die Lizenz entscheidet über Erfolg, sondern die Qualität der Einführung.

DocuWare Kosten:
Wie KMU realistisch kalkulieren können

Damit eine Einschätzung nicht ins Blaue geht, hat sich folgende Vorgehensweise bewährt:

1. Lizenz + Einführung + laufende Betreuung

Die Lizenz ist nur ein Baustein.
Erfolgreiche Projekte kalkulieren immer:

• Einführung
• Support
• Schulung neuer Mitarbeiter
• Prozessanpassungen

2. Die „unsichtbaren Kosten“ mitrechnen

Suchzeiten, Umwege, Fehler, Papier – das kostet jeden Tag echtes Geld.
Diese Kosten sind heute schon da, aber nirgends sichtbar.

3. Amortisation durch klare Prozesse

DMS-Einführungen rechnen sich nicht „irgendwann“, sondern häufig in wenigen Monaten, weil Blockaden verschwinden und Abläufe effizienter, strukturierter und schneller werden.

DocuWare Cloud vs. On-Premises:
Was für KMU sinnvoll ist

DocuWare gibt es in zwei Varianten:

Cloud und On-Premises.

Warum 90 % der KMU zur Cloud greifen

• keine Server
• keine Wartung
• automatische Backups
• automatische Updates
• hohe Ausfallsicherheit
• keine IT-Infrastruktur nötig

Kurz gesagt:
Die Cloud reduziert Aufwand, Risiko und Kosten massiv.

Wann On-Premises sinnvoll sein kann

• extrem strenge Compliance
• spezielle Infrastruktur
• große IT-Abteilungen, die alles selbst hosten wollen

Für fast alle anderen ist die Cloud die richtige Entscheidung.

Die DocuWare Cloud-Modelle – verständlich erklärt

DocuWare ist modular aufgebaut – aber die Cloudmodelle sind einfach:

Wie sich DocuWare in wenigen Monaten amortisieren kann

Der größte Aha-Moment bei Kunden entsteht nicht nach Monaten,
sondern oft nach wenigen Wochen.

Ein Beispiel, wie wir es fast identisch kennen:

Ein KMU verbrachte täglich zwischen 30 und 60 Minuten pro Mitarbeiter damit, Dokumente aufzuspüren, die „irgendwo sein müssten“:

• Rechnungen, die jemand abgelegt, aber falsch benannt hatte
• Angebote, die per E-Mail verschickt wurden, aber im falschen Ordner landeten
• Lieferscheine, die noch in Papierform in einer Mappe steckten
• Projektunterlagen, von denen niemand wusste, ob die Datei am Server, im E-Mail-Postfach oder auf dem Desktop lag
• Freigabedokumente, die über drei Personen verteilt waren

Diese Suchzeiten waren kein „Problem“, das jemand bewusst wahrnahm.
Es war einfach Alltag – eine Abfolge von:

klicken → suchen → nachfragen → warten → weiterklicken.

Nach der DocuWare-Einführung änderte sich das schlagartig:
Die Suche dauerte nicht mehr Minuten, sondern unter einer Minute.
Egal, ob Rechnung, Vertrag, Bestellung, Projektdokument oder E-Mail-Anhang.

Nicht, weil die Mitarbeiter schneller wurden –
sondern weil DocuWare alles an einem Ort strukturiert, durchsuchbar und nachvollziehbar macht.

Warum r2 business solutions
bewusst anders arbeitet

Viele Anbieter installieren Software.
Wir führen Unternehmen durch eine Veränderung.

Das klingt größer, als es ist – aber genau das spüren unsere Kunden.

Wir arbeiten bewusst anders:
Wir hören erst zu und empfehlen dann. Wir reden nicht in Fachchinesisch, sondern in Alltagssituationen. Und wir „werfen“ niemandem DocuWare vor die Füße, sondern sorgen dafür, dass Menschen sicher damit arbeiten können – im Tagesgeschäft, nicht nur im Schulungsraum.

Unser Anspruch ist nicht, die meisten Projekte zu machen –
sondern die besten Ergebnisse zu erzielen.

Darum entscheiden sich viele KMU für uns,
weil sie jemanden wollen, der:

• ehrlich berät
• verständlich erklärt
• realistisch plant
• und langfristig begleitet

Nicht Software verkaufen.
Sondern echte Entlastung schaffen.