Warum ERP oder DMS allein nicht reichen – und wie DocuWare & VenDoc Prozesse verbinden

Viele Unternehmen im DACH-Raum haben heute entweder ein ERP oder ein DMS im Einsatz – und trotzdem bleiben Prozesse erstaunlich oft „halb-digital“. Der Grund ist selten die Softwarequalität, sondern ein Systembruch: Das ERP steuert Aufträge, Zahlen, Buchungen. Die zugehörigen Dokumente (Rechnungen, Lieferscheine, Angebote, E-Mails, Projektunterlagen) leben daneben – in Ordnern, E-Mail-Postfächern oder Netzlaufwerken.

Wir von r2 business solutions sehen in Projekten immer wieder: Ein ERP allein löst das Dokumentenproblem nicht. Ein DMS allein löst die Prozesslogik nicht. Erst wenn beide Systeme sauber zusammenspielen, entsteht das, was Unternehmen im Alltag wirklich brauchen: ein digitales Rückgrat, in dem Daten und Dokumente zusammengehören, auffindbar bleiben und Prozesse nicht an Übergaben scheitern.

DocuWare ist dafür grundsätzlich darauf ausgelegt, sich mit bestehenden Business-Anwendungen zu verbinden – über Konnektoren, URL-/Smart-Integrationen oder APIs. Und für VenDoc gibt es konkrete Integrationsansätze Richtung DocuWare (z. B. Anbindung per WebService, Einbettung von Sichten/Dialogs, „Archiviert“-Status in VenDoc).

In diesem Artikel zeigen wir deshalb nicht „Features“, sondern die Prozesslogik dahinter: Welche Rolle hat ERP, welche Rolle hat DMS – und was passiert an den Übergaben? Genau dort entscheidet sich, ob Digitalisierung im Alltag spürbar wird oder nur neue Ablageorte schafft.

Inhaltsverzeichnis

1. Warum ERP oder DMS allein selten reicht (und wo der Systembruch entsteht)
2. ERP (VenDoc) in der Praxis: Was es richtig gut kann – und was bewusst nicht seine Aufgabe ist
3. DMS (DocuWare) in der Praxis: Was es übernimmt – und warum es kein ERP ersetzt
4. Die kritischen Übergaben: Wo Prozesse heute Zeit verlieren
5. DocuWare + VenDoc im Zusammenspiel: Wie Integration realistisch funktioniert
6. Beispiel-Prozesskette: „Von der Bestellung bis zur revisionssicheren Ablage“
7. Typische Stolperfallen und wie wir sie vermeiden
8. Für wen diese Kombination besonders sinnvoll ist – und für wen nicht (ehrliche Einordnung)
9. Fazit: Das digitale Rückgrat entsteht zwischen den Systemen

Warum ERP oder DMS allein selten reicht (und wo der Systembruch entsteht)

In vielen Unternehmen ist die Systemlandschaft auf den ersten Blick ordentlich aufgestellt: Ein ERP-System bildet Aufträge, Projekte, Buchungen und Auswertungen ab. Parallel dazu existiert eine digitale Ablage oder sogar ein DMS. Beide Systeme sind im Einsatz – und trotzdem wirken Abläufe im Alltag oft zäh, fehleranfällig oder unnötig kompliziert.

Der Grund dafür liegt selten in der Qualität der einzelnen Lösungen. In unserer Arbeit bei r2 business solutions sehen wir vielmehr, dass der Bruch zwischen den Systemen das eigentliche Problem ist.

Zwei Systeme, zwei Logiken

Ein ERP und ein DMS verfolgen unterschiedliche Ziele:

• Ein ERP organisiert betriebswirtschaftliche Abläufe: Aufträge, Artikel, Preise, Projekte, Buchungen.
• Ein DMS organisiert Informationen und Dokumente: Rechnungen, Lieferscheine, Verträge, E-Mails, Nachweise.

Beide Logiken sind für sich sinnvoll. Problematisch wird es dort, wo Prozesse zwischen diesen Welten stattfinden.

Ein typisches Beispiel aus der Praxis:
Ein Auftrag wird im ERP angelegt. Die dazugehörige Auftragsbestätigung kommt per E-Mail. Der Lieferschein wird später handschriftlich ergänzt. Die Rechnung wird im ERP erstellt, aber als PDF versendet und lokal gespeichert. Die Freigabe erfolgt mündlich oder per Mail. Am Ende ist alles „irgendwo“ vorhanden – aber nicht durchgängig verbunden.

Das ERP weiß viel über Zahlen und Status.
Das DMS weiß viel über Dokumente und Inhalte.
Was fehlt, ist die verbindende Prozessschicht.

Der Systembruch zeigt sich im Alltag, nicht im Organigramm

Der eigentliche Systembruch ist kein technischer Fehler, sondern ein organisatorischer:

• Dokumente werden außerhalb des ERP geprüft, freigegeben oder kommentiert.
• Informationen liegen in E-Mails, Ordnern oder Netzlaufwerken, ohne Bezug zum Vorgang.
• Rückfragen entstehen, weil unklar ist, welche Version gültig ist oder wer zuletzt entschieden hat.
• Prozesse stoppen, sobald eine Person nicht erreichbar ist.

Solange das Dokumentenvolumen gering ist und wenige Personen beteiligt sind, fällt das kaum auf. Mit wachsender Komplexität wird dieser Bruch jedoch zum täglichen Zeitfresser.

Warum „wir haben doch ein ERP“ nicht ausreicht

Ein häufiger Trugschluss lautet: „Unser ERP kann Dokumente doch auch speichern.“
Das stimmt – technisch. Inhaltlich ist das aber nicht die Aufgabe eines ERP.

Ein ERP ist darauf ausgelegt, strukturierte Daten zu verwalten. Dokumente sind dort meist Anhänge: gespeichert, aber nicht geführt. Freigaben, Versionierung, Volltextsuche, Kontext, Nachvollziehbarkeit – all das gehört nicht zur Kernlogik eines ERP.

Genauso gilt umgekehrt:
Ein DMS kann Dokumente hervorragend verwalten, ist aber nicht dafür gemacht, Aufträge zu kalkulieren, Lagerbestände zu führen oder Buchungen auszulösen.

Der entscheidende Punkt: Prozesse enden nicht an Systemgrenzen

In der Realität endet ein Prozess nicht dort, wo ein System aufhört.
Ein Auftrag ist erst dann sauber abgeschlossen, wenn:

• die zugehörigen Dokumente vollständig vorliegen,
• Entscheidungen nachvollziehbar dokumentiert sind,
• Informationen auffindbar bleiben,
• und der Vorgang revisionssicher archiviert ist.

Genau an dieser Stelle scheitern isolierte Systeme – nicht, weil sie schlecht sind, sondern weil sie alleine arbeiten.

Die zentrale Erkenntnis lautet daher:
Nicht ERP oder DMS entscheidet über stabile Abläufe, sondern ERP und DMS gemeinsam.

Im nächsten Kapitel schauen wir uns deshalb konkret an, was ein ERP wie VenDoc sehr gut leistet – und warum es bewusst dort aufhört, wo ein DMS wie DocuWare seine Stärke ausspielt.

ERP (VenDoc) in der Praxis: Was es richtig gut kann – und was nicht seine Aufgabe ist

Ein ERP-System ist das operative Rückgrat eines Unternehmens. In unserer Praxis bei r2 business solutions sehen wir täglich, wie zentral diese Rolle ist – und warum es wichtig ist, die Aufgaben eines ERP klar zu verstehen, statt es mit Erwartungen zu überladen.

Wofür ein ERP gemacht ist

Ein ERP wie VenDoc ist dafür gebaut, strukturierte Geschäftsprozesse zuverlässig abzubilden und zu steuern. Typische Stärken sind:

• Auftrags- und Angebotsverwaltung
• Artikel, Preise, Mengen, Projekte
• Buchungen, Auswertungen, Statuslogiken
• Verlässliche Datenbasis für Entscheidungen

Kurz gesagt: Ein ERP beantwortet Fragen wie Was wurde beauftragt?, Was ist geliefert?, Was ist verrechnet?, Wo stehen wir wirtschaftlich?

Diese Klarheit ist entscheidend. Ohne ein sauberes ERP fehlen Transparenz, Vergleichbarkeit und Steuerungsfähigkeit.

Wo ERP-Systeme Grenzen haben

Gleichzeitig ist ein ERP nicht dafür konzipiert, den gesamten Dokumentenlebenszyklus abzubilden. In der Praxis sehen wir oft, dass ERP-Systeme Dokumente zwar anhängen, aber nicht führen.

Das zeigt sich zum Beispiel hier:

• Dokumente liegen als Anhang ohne Versionierung
• Freigaben erfolgen außerhalb des Systems (Mail, Zuruf, Telefon)
• Inhalte sind nicht volltextdurchsuchbar
• Kontext geht verloren, sobald mehrere Dokumente zu einem Vorgang existieren

Das ist kein Mangel des ERP – sondern eine bewusste Abgrenzung. Ein ERP priorisiert Datenkonsistenz und Prozesslogik, nicht Dokumentenintelligenz.

Warum „Dokumente im ERP speichern“ nicht gleich Prozess bedeutet

Viele Unternehmen versuchen, diese Lücke zu schließen, indem sie mehr Dokumente direkt im ERP ablegen. Kurzfristig wirkt das pragmatisch. Langfristig entstehen jedoch neue Reibungen:

• Mitarbeitende müssen wissen, wo ein Dokument abgelegt wurde
• Dokumente werden mehrfach gespeichert, weil Zuständigkeiten unklar sind
• Freigaben sind nicht transparent nachvollziehbar
• E-Mails und externe Dokumente bleiben außerhalb

Das ERP wird damit zur Ablage mit Zusatzlogik – und genau das ist es nicht.

Die entscheidende Erkenntnis aus der Praxis

In unseren Projekten zeigt sich immer wieder:
ERP-Systeme funktionieren dann am besten, wenn sie nicht versuchen, alles abzudecken, sondern sich auf ihre Kernaufgabe konzentrieren.

Ein ERP:

• führt Zahlen und Status
• strukturiert Abläufe und Verantwortlichkeiten
• liefert eine verlässliche Datenbasis

Sobald jedoch Dokumente, Freigaben, Versionen und Nachvollziehbarkeit eine größere Rolle spielen, braucht es ein System, das genau dafür gebaut ist.

Genau an diesem Punkt kommt ein Dokumentenmanagementsystem ins Spiel – nicht als Ersatz für das ERP, sondern als ergänzende Schicht, die dort übernimmt, wo die Funktinoen des ERP enden.

Im nächsten Kapitel schauen wir deshalb genau auf diese zweite Seite: Was ein DMS wie DocuWare leistet – und warum es kein ERP ersetzen soll.

DMS (DocuWare) in der Praxis: Was es übernimmt – und warum es kein ERP ersetzt

Während ein ERP die betriebswirtschaftliche Logik eines Unternehmens abbildet, setzt ein Dokumentenmanagementsystem an einer anderen Stelle an: dort, wo Informationen entstehen, geprüft, weitergegeben und dauerhaft nachvollziehbar abgelegt werden müssen. In unserer Arbeit bei r2 business solutions zeigt sich sehr klar, dass diese beiden Welten unterschiedliche Aufgaben haben – und genau deshalb nicht miteinander verwechselt werden sollten.

Ein DMS wie DocuWare ist dafür gemacht, Dokumente als aktive Bestandteile von Prozessen zu behandeln. Es geht nicht darum, Dateien irgendwo abzulegen, sondern darum, ihren Kontext zu verstehen: Zu welchem Vorgang gehören sie, welchen Status haben sie, wer ist verantwortlich und was passiert als Nächstes?

Dokumente sind mehr als Anhänge

In vielen Unternehmen werden Dokumente noch immer als Nebenprodukt betrachtet. Eine Rechnung ist ein PDF, ein Lieferschein ein Scan, eine E-Mail ein Anhang. Genau diese Sichtweise führt jedoch zu Reibung, sobald mehrere Personen beteiligt sind oder Entscheidungen nachvollziehbar bleiben müssen.

Ein DMS verändert diese Perspektive. Dokumente werden nicht nur gespeichert, sondern geführt. Sie sind auffindbar, versioniert, eindeutig zugeordnet und in Abläufe eingebunden. Freigaben, Kommentare oder Statusänderungen passieren nicht nebenbei, sondern werden Teil eines nachvollziehbaren Prozesses.

Der Unterschied wird besonders dann spürbar, wenn Fragen auftauchen wie:
Wer hat dieses Dokument geprüft?
Welche Version war zum Zeitpunkt der Entscheidung gültig?
Wo ist der aktuelle Stand, ohne drei Personen zu fragen?

Warum ein DMS kein ERP ist

Trotz dieser Stärke ersetzt ein DMS kein ERP – und soll es auch nicht. DocuWare ist nicht dafür gedacht, Preise zu kalkulieren, Lagerstände zu führen oder Buchungen auszulösen. Seine Aufgabe liegt woanders: Es stellt sicher, dass die Informationen rund um diese Vorgänge vollständig, auffindbar und belastbar sind.

In der Praxis sehen wir immer wieder Versuche, ein DMS für Aufgaben zu nutzen, die eigentlich ins ERP gehören. Das führt selten zu besseren Prozessen, sondern meist zu doppelter Pflege oder unklaren Zuständigkeiten. Ein sauberes Zusammenspiel entsteht erst dann, wenn beide Systeme ihre jeweilige Rolle klar einnehmen.

Die Stärke des DMS liegt im Kontext

Der eigentliche Mehrwert eines DMS zeigt sich im Alltag weniger in einzelnen Funktionen als im Zusammenspiel von Ordnung und Transparenz. Dokumente verlieren ihre Personenabhängigkeit. Entscheidungen werden nachvollziehbar. Informationen bleiben verfügbar, auch wenn Mitarbeitende wechseln oder abwesend sind.

Gerade in KMU ist das ein entscheidender Punkt. Abläufe funktionieren dort oft, weil einzelne Personen viel Wissen im Kopf haben. Ein DMS überführt dieses implizite Wissen schrittweise in strukturierte Prozesse, ohne den Betrieb zu verkomplizieren.

Die klare Abgrenzung als Erfolgsfaktor

Aus unserer Sicht ist diese Abgrenzung zentral:

• Ein ERP sorgt für Struktur in Zahlen und Abläufen.
• Ein DMS sorgt für Struktur in Informationen und Dokumenten.

Erst wenn beide Systeme diese Aufgaben übernehmen dürfen, ohne sich gegenseitig zu ersetzen, entsteht eine stabile Grundlage für durchgängige Prozesse. Genau an den Übergängen zwischen diesen Welten entscheidet sich, ob Digitalisierung im Alltag entlastet oder neue Komplexität schafft.

Im nächsten Kapitel schauen wir deshalb genau auf diesen kritischen Punkt: die Übergaben zwischen ERP und DMS – und warum dort in vielen Unternehmen Zeit, Klarheit und Verlässlichkeit verloren gehen.

Die kritischen Übergaben: Wo Prozesse heute Zeit verlieren

In der Praxis entstehen die meisten Verzögerungen nicht innerhalb eines Systems, sondern zwischen den Systemen. Solange ein Vorgang eindeutig im ERP oder eindeutig im DMS liegt, läuft er meist stabil. Probleme beginnen dort, wo Informationen übergeben werden müssen – von Mensch zu Mensch, von System zu System, oft implizit statt klar geregelt.

Wir von r2 business solutions sehen diese Übergabepunkte immer wieder an denselben Stellen. Sie sind selten spektakulär, aber genau dort summieren sich Zeitverlust, Rückfragen und Unsicherheit.

Übergaben sind selten definiert – sie passieren einfach

Ein typischer Ablauf sieht so aus:
Ein Auftrag wird im ERP angelegt. Parallel kommen Dokumente per E-Mail, als PDF oder Scan herein. Irgendjemand speichert sie ab, hängt sie an oder legt sie „für später“ ab. Die Freigabe erfolgt mündlich oder per Mail. Die Rechnung wird erstellt, versendet und irgendwo archiviert.

Formal ist alles erledigt. Prozessual jedoch nicht.

Der Übergang vom Auftrag zur Dokumentation, von der Dokumentation zur Freigabe und von der Freigabe zur Archivierung ist oft nicht eindeutig geregelt. Zuständigkeiten sind implizit, nicht explizit. Genau das macht Prozesse anfällig.

Wo konkret Zeit verloren geht

In vielen Betrieben wiederholen sich dabei dieselben Muster:

• Dokumente liegen vor, sind aber nicht eindeutig dem richtigen Vorgang zugeordnet.
• Mitarbeitende wissen, dass etwas existiert, aber nicht, ob es bereits geprüft oder freigegeben wurde.
• Rückfragen entstehen, weil der Status eines Dokuments nicht sichtbar ist.
• Entscheidungen werden getroffen, ohne dass klar ist, welche Version zugrunde lag.

Jede einzelne Situation wirkt klein. In Summe entsteht jedoch ein permanenter Reibungsverlust, der Abläufe verlangsamt und Konzentration bindet.

Der Unterschied zwischen Übergabe und Integration

Ein häufiger Irrtum ist die Annahme, dass eine technische Schnittstelle dieses Problem automatisch löst. In der Realität geht es weniger um Technik als um Prozesslogik.

Eine Übergabe bedeutet:
Ein Dokument oder eine Information wird weitergereicht.

Eine Integration bedeutet:
Ein Dokument bleibt Teil desselben Vorgangs – auch wenn das führende System wechselt.

Genau hier liegt der Unterschied. Solange Dokumente das System wechseln, ohne ihren Kontext mitzunehmen, bleibt der Prozess brüchig. Erst wenn klar ist, wann welches System führend ist und wie Informationen übergeben werden, entsteht Stabilität.

Warum diese Übergaben so entscheidend sind

Übergaben entscheiden darüber,

• ob Prozesse auch bei Abwesenheiten funktionieren,
• ob mehrere Personen gleichzeitig arbeiten können,
• ob Nachvollziehbarkeit entsteht oder verloren geht,
• ob Dokumente aktiv genutzt oder nur archiviert werden.

In gewachsenen Strukturen sind diese Punkte selten bewusst gestaltet. Sie entstehen historisch und werden erst dann sichtbar, wenn das Volumen steigt oder der Druck zunimmt.

Genau an dieser Stelle zeigt sich der eigentliche Mehrwert einer sauberen Kombination aus ERP und DMS. Nicht, weil beide Systeme besonders viele Funktionen haben – sondern weil sie gemeinsam dafür sorgen, dass Übergaben klar, nachvollziehbar und wiederholbar werden.

Im nächsten Kapitel zeigen wir deshalb, wie DocuWare und VenDoc im Zusammenspiel genau diese Übergaben stabilisieren können – ohne Überkomplexität und ohne Großprojekt.

DocuWare + VenDoc im Zusammenspiel: Wie Integration realistisch funktioniert

Wenn über die Verbindung von ERP und DMS gesprochen wird, entsteht schnell das Bild einer großen technischen Integration mit hohem Aufwand. In der Praxis ist das selten sinnvoll – und meist auch nicht notwendig. Entscheidend ist nicht, wie viele Schnittstellen existieren, sondern wie klar die Rollen verteilt sind und wie sauber die Übergaben gestaltet werden.

In unseren Projekten bei r2 business solutions verfolgen wir deshalb einen pragmatischen Ansatz: VenDoc bleibt das führende System für Aufträge, Projekte und Zahlen. DocuWare übernimmt die Führung für Dokumente, Freigaben und Nachvollziehbarkeit. Die Integration sorgt dafür, dass beide Systeme denselben Vorgang meinen, auch wenn sie ihn unterschiedlich abbilden.

Integration beginnt nicht technisch, sondern prozessual

Bevor überhaupt über Technik gesprochen wird, klären wir eine einfache Frage:
An welcher Stelle braucht der Prozess welches System?

Ein typisches Muster sieht so aus:
Der Vorgang entsteht im ERP. Ab diesem Moment fallen Dokumente an – Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen, E-Mails. Genau hier übernimmt DocuWare. Nicht als Ersatz für das ERP, sondern als dokumentenführende Schicht, die den Vorgang begleitet.

Die Systeme müssen dabei nicht alles voneinander wissen. Wichtig ist lediglich, dass sie denselben Bezug teilen: eine Auftragsnummer, eine Projektnummer oder eine eindeutige Referenz. Diese gemeinsame Klammer sorgt dafür, dass Informationen zusammengehören, ohne doppelt gepflegt zu werden.

Wie das Zusammenspiel im Alltag aussieht

Im Alltag zeigt sich die Integration weniger in technischen Details als in spürbaren Effekten. Dokumente, die zu einem Auftrag gehören, sind direkt aus dem ERP-Kontext auffindbar. Umgekehrt ist in DocuWare klar ersichtlich, zu welchem Vorgang ein Dokument gehört und welchen Status es hat.

Freigaben laufen nicht mehr neben dem Prozess, sondern innerhalb eines definierten Ablaufs. Entscheidungen sind nachvollziehbar, Versionen eindeutig, Zuständigkeiten klar. Das ERP erhält am Ende das Ergebnis – nicht die gesamte Dokumentenlogik.

So entsteht kein neues System, sondern eine Arbeitsteilung, die Prozesse stabilisiert.

Warum „realistisch integriert“ besser ist als „maximal integriert“

Ein häufiger Fehler in Integrationsprojekten ist der Wunsch nach Vollautomatisierung. Jede Information soll überall verfügbar sein, jede Änderung synchronisiert werden. Das klingt gut, führt aber oft zu Komplexität, die im Alltag niemand mehr versteht.

Unsere Erfahrung zeigt:
Integration funktioniert dann am besten, wenn sie so viel wie nötig und so wenig wie möglich ist.

• VenDoc führt Status, Zahlen und betriebswirtschaftliche Logik.
• DocuWare führt Dokumente, Freigaben und Nachvollziehbarkeit.
• Die Verbindung sorgt dafür, dass beides zusammengehört – nicht dafür, dass alles doppelt existiert.

Genau diese Klarheit macht das Zusammenspiel tragfähig.

In der Praxis entscheidet nicht die Existenz einer Integration über den Erfolg, sondern deren Umsetzung. Selbst gut abgestimmte Systeme entfalten ihren Nutzen nur dann, wenn Einführung, Rollenverteilung und Prozessdesign zusammenpassen. Wie wir dieses Zusammenspiel aus ERP, DMS und Arbeitsalltag konkret aufsetzen und schrittweise etablieren, zeigen wir im folgenden Beitrag.

Beispiel-Prozesskette: Von der Bestellung bis zur revisionssicheren Ablage

Um das Zusammenspiel von ERP und DMS greifbar zu machen, hilft ein Blick auf eine typische Prozesskette aus dem Alltag vieler KMU. Sie zeigt sehr klar, wo welches System führt – und warum genau diese Trennung für stabile Abläufe entscheidend ist.

Schritt 1: Entstehung des Vorgangs im ERP

Der Prozess beginnt dort, wo betriebswirtschaftliche Logik gefragt ist. Eine Bestellung wird erfasst, ein Auftrag angelegt oder ein Projekt eröffnet. Preise, Mengen, Termine und Zuständigkeiten werden im ERP geführt. Ab diesem Moment existiert ein klarer Vorgang mit einer eindeutigen Referenz.

Wichtig: Zu diesem Zeitpunkt gibt es oft noch wenige Dokumente – aber der Rahmen ist gesetzt.

Schritt 2: Dokumente entstehen – der Kontext wächst

Mit dem Fortschritt des Vorgangs fallen Dokumente an: Auftragsbestätigungen kommen per E-Mail, Lieferscheine werden beigelegt oder fotografiert, externe Nachweise treffen ein. Genau hier beginnt die Stärke eines DMS.

Statt diese Unterlagen lose abzulegen oder als Anhänge zu „parken“, werden sie kontextbezogen erfasst. Sie gehören eindeutig zu diesem einen Vorgang. Der Zusammenhang bleibt erhalten, auch wenn Dokumente aus unterschiedlichen Quellen stammen.

Schritt 3: Prüfung und Freigabe im DMS

Bevor Entscheidungen wirksam werden, müssen sie geprüft werden. Das betrifft Rechnungen ebenso wie Verträge oder projektrelevante Unterlagen. In dieser Phase zeigt sich der größte Unterschied zu papierbasierten oder hybriden Abläufen.

Freigaben laufen nicht mehr neben dem Prozess, sondern innerhalb eines definierten Ablaufs. Es ist klar, wer prüfen muss, was freigegeben ist und welche Version gültig war. Entscheidungen sind nachvollziehbar – nicht im Nachhinein, sondern im Moment ihres Entstehens.

Schritt 4: Rückmeldung an das ERP

Erst wenn Dokumente geprüft und freigegeben sind, fließt das Ergebnis zurück in das ERP. Dort wird der Status weitergeführt: gebucht, abgeschlossen, verrechnet. Das ERP erhält damit verlässliche Informationen, ohne selbst Dokumentenlogik abbilden zu müssen.

Diese Rückmeldung ist der entscheidende Punkt: Sie verhindert doppelte Pflege und sorgt dafür, dass Zahlen und Status auf einer stabilen Grundlage basieren.

Schritt 5: Revisionssichere Ablage als Abschluss

Am Ende des Prozesses steht nicht das bloße Ablegen, sondern die nachvollziehbare Archivierung. Alle relevanten Dokumente sind vollständig, korrekt zugeordnet und dauerhaft auffindbar. Der Vorgang kann jederzeit nachvollzogen werden – unabhängig davon, wer ursprünglich beteiligt war.

Warum diese Prozesskette funktioniert

Diese Kette wirkt unspektakulär. Genau das ist ihre Stärke. Jeder Schritt hat ein klares führendes System, jede Übergabe ist eindeutig. Dokumente wechseln nicht unkontrolliert die Zuständigkeit, sondern bleiben Teil desselben Vorgangs – auch wenn sie systemübergreifend genutzt werden.

In der Praxis führt das zu ruhigeren Abläufen, weniger Rückfragen und stabileren Ergebnissen. Nicht, weil Prozesse schneller gemacht werden, sondern weil sie klarer sind.

Im nächsten Kapitel schauen wir darauf, wo solche Prozessketten in der Realität häufig scheitern – und welche typischen Stolperfallen wir in Projekten gezielt vermeiden.

Typische Stolperfallen – und wie wir sie vermeiden

Auch mit klarer Rollenverteilung zwischen ERP und DMS scheitern Projekte nicht selten an Details. In unserer Arbeit bei r2 business solutions sehen wir dabei weniger technische Probleme als organisatorische Unschärfen, die sich im Alltag bemerkbar machen. Die folgenden Stolperfallen treten immer wieder auf – und lassen sich mit einem pragmatischen Ansatz vermeiden.

Stolperfalle 1: „Alles muss sofort integriert sein“

Der Wunsch nach Vollständigkeit ist verständlich, führt aber oft zu unnötiger Komplexität. Wenn jedes Dokument, jeder Status und jede Information sofort bidirektional synchronisiert werden soll, steigt der Abstimmungsaufwand erheblich. Prozesse werden schwer verständlich und im Fehlerfall kaum noch nachvollziehbar.

Unser Ansatz: Wir integrieren schrittweise. Zuerst dort, wo der Nutzen sofort spürbar ist. Weitere Verbindungen entstehen erst, wenn sie wirklich gebraucht werden.

Stolperfalle 2: Unklare Führungsrolle der Systeme

Ein häufiger Fehler ist, dass nicht eindeutig festgelegt wird, welches System an welcher Stelle „führt“. Dann werden Status im ERP geändert, während parallel im DMS Entscheidungen getroffen werden – oder umgekehrt. Das erzeugt Unsicherheit und Doppelarbeit.

Unser Ansatz: Klare Zuständigkeiten.
ERP führt Daten, Status und Buchungen.
DMS führt Dokumente, Freigaben und Nachvollziehbarkeit.
Die Verbindung überträgt Ergebnisse, nicht Prozesse.

Stolperfalle 3: Prozesse werden theoretisch entworfen

In Workshops entstehen oft idealisierte Prozessbilder, die im Alltag nicht gelebt werden. Mitarbeitende greifen dann auf alte Gewohnheiten zurück, weil der neue Ablauf zu weit von der Realität entfernt ist.

Unser Ansatz: Wir orientieren uns am tatsächlichen Arbeitsalltag. Bestehende Abläufe werden nicht ersetzt, sondern schrittweise stabilisiert. Erst wenn ein Prozess funktioniert, wird er erweitert.

Stolperfalle 4: Akzeptanz wird vorausgesetzt

Technisch saubere Lösungen scheitern häufig an fehlender Akzeptanz. Wenn Mitarbeitende den Nutzen nicht erkennen oder zusätzlichen Aufwand befürchten, entstehen Umgehungslösungen.

Unser Ansatz: Wir starten mit Prozessen, die spürbar entlasten. Weniger Suchen, weniger Rückfragen, klare Zuständigkeiten. Akzeptanz entsteht nicht durch Schulungen, sondern durch Alltagserfahrung.

Stolperfalle 5: Dokumente werden weiterhin als „Nebenprodukt“ betrachtet

Solange Dokumente nur als Anhänge gesehen werden, bleiben Prozesse brüchig. Informationen sind vorhanden, aber nicht führend.

Unser Ansatz: Dokumente werden bewusst in den Prozess integriert. Sie sind nicht Beiwerk, sondern Teil der Entscheidungskette.

Die zentrale Erkenntnis

Die meisten Stolperfallen entstehen nicht durch falsche Systeme, sondern durch fehlende Klarheit. Wenn Rollen, Übergaben und Ziele sauber definiert sind, wird das Zusammenspiel von ERP und DMS nicht komplizierter – sondern einfacher.

Im nächsten Kapitel ordnen wir diese Erkenntnisse ein und beantworten eine wichtige Frage: Für wen ist die Kombination aus DocuWare und VenDoc besonders sinnvoll – und für wen eher nicht?

Für wen diese Kombination besonders sinnvoll ist –
und für wen nicht (ehrliche Einordnung)

Nicht jedes Unternehmen braucht sofort ein eng verzahntes Zusammenspiel aus ERP und DMS. In unserer Beratung bei r2 business solutions ist uns wichtig, das klar einzuordnen. Der Nutzen entsteht dort, wo Komplexität, Dokumentenvolumen und Beteiligte eine bestimmte Schwelle überschreiten – und genau dort wirkt die Kombination aus VenDoc und DocuWare besonders stark.

Besonders sinnvoll ist die Kombination, wenn …

… viele Dokumente pro Vorgang anfallen.
Sobald Aufträge, Projekte oder Kundenakten aus mehreren Dokumentarten bestehen (Angebote, E-Mails, Lieferscheine, Rechnungen, Nachweise), wird Kontext entscheidend. Ein DMS hält diese Informationen zusammen, während das ERP die betriebswirtschaftliche Logik führt.

… mehrere Personen beteiligt sind.
Je mehr Mitarbeitende prüfen, freigeben oder Informationen benötigen, desto wichtiger sind Transparenz und klare Zuständigkeiten. Das Zusammenspiel verhindert Rückfragen, Doppelarbeit und Versionskonflikte.

… Freigaben und Nachvollziehbarkeit relevant sind.
Ob Buchhaltung, Projektleitung oder Geschäftsführung: Wenn Entscheidungen belegbar sein müssen, reicht eine lose Ablage nicht aus. Das DMS führt Freigaben und Versionen; das ERP erhält am Ende verlässliche Status.

… Wachstum oder Auslastungsspitzen auftreten.
Mit steigender Dokumentenmenge skalieren papierbasierte oder hybride Abläufe schlecht. Die Kombination sorgt dafür, dass Prozesse stabil bleiben, ohne proportional mehr Verwaltungsaufwand zu erzeugen.

… Vertretungen und Abwesenheiten zum Alltag gehören.
Wenn Wissen nicht mehr im Kopf einzelner Personen steckt, sondern im Prozess, bleiben Abläufe auch bei Urlaub oder Krankheit handlungsfähig.

Weniger sinnvoll ist die Kombination, wenn …

… das Dokumentenvolumen sehr gering ist.
In sehr kleinen Strukturen mit wenigen Vorgängen und kaum Abstimmungsbedarf kann der Nutzen (noch) begrenzt sein.

… Prozesse extrem einfach und stabil sind.
Wenn Abläufe selten variieren, nur eine Person beteiligt ist und Nachvollziehbarkeit keine Rolle spielt, entsteht wenig Hebel.

… keine Bereitschaft zur Prozessklarheit besteht.
Die Kombination lebt von klaren Rollen und Übergaben. Wer Dokumente weiterhin ausschließlich als Anhänge betrachtet und Entscheidungen informell trifft, wird den Mehrwert nicht ausschöpfen.

Die ehrliche Abwägung aus der Praxis

Der entscheidende Punkt ist nicht die Unternehmensgröße, sondern die Struktur der Abläufe. Wir sehen kleine Betriebe mit hoher Komplexität – und größere Organisationen mit sehr einfachen Prozessen. Entsprechend unterschiedlich fällt die Bewertung aus.

Unsere Empfehlung lautet daher:
Nicht fragen „Brauchen wir ERP und DMS?“, sondern „Wo verlieren wir heute Zeit und Stabilität – und warum?“ Wenn die Antwort regelmäßig an Übergaben, Dokumentenflüsse und Nachvollziehbarkeit führt, ist die Kombination aus ERP und DMS der logische nächste Schritt.

Im abschließenden Fazit fassen wir zusammen, warum das digitale Rückgrat nicht in einem System entsteht, sondern genau zwischen ihnen.

Fazit: Das digitale Rückgrat entsteht zwischen den Systemen

Die Diskussion um ERP oder DMS greift in der Praxis zu kurz. In nahezu allen Projekten, die wir bei r2 business solutions begleiten, zeigt sich dasselbe Bild: Die größten Reibungsverluste entstehen nicht innerhalb eines Systems, sondern an den Übergängen dazwischen. Genau dort, wo Daten, Dokumente und Entscheidungen zusammenkommen sollen.

Ein ERP wie VenDoc sorgt für Ordnung in Zahlen, Aufträgen und Status. Ein DMS wie DocuWare sorgt für Ordnung in Informationen, Dokumenten und Nachvollziehbarkeit. Beide Systeme erfüllen ihre Aufgabe hervorragend – solange sie nicht versuchen, die Rolle des jeweils anderen zu übernehmen.

Erst im Zusammenspiel entsteht das, was Unternehmen im Alltag wirklich brauchen: stabile, durchgängige Prozesse, die auch dann funktionieren, wenn Dokumentenmengen steigen, mehrere Personen beteiligt sind oder Entscheidungen nachvollziehbar bleiben müssen. Das digitale Rückgrat liegt nicht in einem einzelnen Tool, sondern in der klaren Arbeitsteilung und der sauberen Verbindung zwischen den Systemen.

Wichtig ist dabei eine realistische Herangehensweise. Integration bedeutet nicht maximale Automatisierung, sondern klare Zuständigkeiten. Einführung bedeutet nicht Großprojekt, sondern schrittweises Stabilisieren. Und Digitalisierung bedeutet nicht, alles neu zu machen, sondern Bestehendes so zu verbinden, dass es langfristig tragfähig bleibt.

Unser Fazit aus der Praxis ist daher eindeutig:
Unternehmen gewinnen nicht durch mehr Software, sondern durch klarere Prozesse. Wer ERP und DMS bewusst kombiniert, schafft Verlässlichkeit im Alltag, reduziert Reibung und legt die Grundlage für nachhaltiges Wachstum – ohne unnötige Komplexität.

Kurz gesagt:
Das digitale Rückgrat entsteht dort, wo Systeme nicht konkurrieren, sondern zusammenarbeiten.